פתיחת עסק – כל השלבים החשובים

חולמים על עסק עצמאי משלכם? מעוניינים להפוך רעיון למציאות, להגשים חלום, להיות הבוסים של עצמכם ולנהל עסק משגשג? זוהי התרגשות גדולה, אך לצדה עולים גם חששות טבעיים: איך מתחילים, ביורוקרטיה וכיצד לצלוח את הדרך ולפתוח עסק מצליח.

אל דאגה. מדריך זה יספק לכם מפת דרכים ברורה, יסיר את אי-הוודאות וילווה אתכם בכל שלב – מפתיחת העסק ועד להוצאת החשבונית הראשונה. נצלול יחד לעולם היזמות, נסביר את המושגים המרכזיים ונציג לכם כלים שיעזרו לכם להתחיל ברגל ימין ואיך המערכת שלנו UCAN2 יכולה להועיל לעסק שלכם.

בכל שאלה ובקשה הנכם מוזמנים לפנות אלינו למידע נוסף, לייעוץ מקצועי ולסיוע בהקמת העסק החדש.

בחירת סוג העסק ורישום העסק

ההחלטה הראשונה והחשובה ביותר היא בחירה נכונה ומושכלת של סוג ההתאגדות העסקית. בישראל יש 3 סוגי התאגדות עיקריים לפתיחת עסק, ולכל צורת התאגדות יש השלכות שונות מבחינת מיסוי, משפט וחשבונאות:

עוסק פטור:

• צורת ההתאגדות הפשוטה והזולה ביותר בהשוואה לשאר החלופות. עוסק פטור מתאים לרוב לעצמאים המספקים שירותים (נותני שירותים), פרילנסרים ולבעלי עסקים קטנים, שמחזור העסקאות השנתי שלהם נמוך. צורת התאגדות זו אידיאלית לעצמאים בתחילת דרכם, פרילנסרים ושכירים המקימים עסק בנוסף להכנסתם מעבודתם אצל מעסיק.
• נכון לשנת 2025 תקרת ההכנסות השנתית לעוסק פטור היא 120,000 ₪ (התקרה מתעדכנת מדי שנה).
• ההשלכות המיסוייות והמשפטיות הן אי גביית מע”מ מהלקוחות, ללא אפשרות לקזז מע”מ תשומות בגין הוצאות, ומבחינה משפטית האחריות חלה על העסק ובעליו המוגדרים בחוק כישות אחת, כלומר אחריות משפטית אישית ובלתי מוגבלת.

עוסק מורשה:

• צורת ההתאגדות של עוסק מורשה מתאימה לכל עסק שמחזור העסקאות השנתי שלו עולה על התקרה שנקבעה עבור עוסק פטור. כמו כן, תקנה 13 לתקנות מס ערך מוסף קובעת ומגדירה שורה של מקצועות ותחומי עיסוק המחויבים להירשם כעוסק מורשה ללא קשר למחזור העסקאות השנתי שלהם.
• חשוב לציין כי אין מגבלה מבחינת הכנסות עבור עוסק מורשה, כלומר אין תקרת הכנסה עליונה כפי שמקובל במקרה של עוסק פטור.
• ההשלכות המיסוייות והמשפטיות לעוסק מורשה כוללות חובת גביית מע”מ מלקוחות העסק, קיזוז מע”מ תשומות בגין הוצאות העסק, דיווחים לרשויות המס. האחריות המשפטית היא אישית ובלתי מוגבלת, בדומה לעוסק פטור.

חברה בע”מ:

• צורת ההתאגדות של חברה בע”מ (בערבון מוגבל) מתאימה בעיקר לעסקים גדולים, וכן לעסקים בעלי פוטנציאל צמיחה משמעותי ולעסקים שבהם יש מספר שותפים המעוניינים להגביל את האחריות האישית של בעלי החברה.
• לחברה בע”מ אין תקרת הכנסה.
• ההשלכות המיסוייות והמשפטיות כוללות חובת גביית מע”מ וזכאות לקיזוז מע”מ תשומות בגין הוצאות החברה, תשלום מס חברות ואגרה שנתית לרשם החברות. חברה בע”מ נחשבת לישות משפטית נפרדת לבעליה, זהו יתרון משמעותי מאחר שחובות החברה אינם מהווים חובות אישיים של הבעלים, למעט מקרים חריגים. כמו כן, חשוב לדעת כי ניהול החשבונות לחברה מורכב ויקר יותר בהשוואה לחלופות האחרות.

טבלת השוואה מקוצרת

חשיבותה של תוכנית עסקית

לפני פתיחת כל עסק קטן, בינוני או גדול, חייבים להכין תוכנית עסקית מפורטת ומאורגנת היטב. רבים מהאנשים המעוניינים להקים עסק חדש נרתעים מהמושג תוכנית עסקית מאחר שהם מדמיינים מסמך ארוך המורכב מ-50 עמודים או יותר. בפועל, התוכנית העסקית מהווה מסמך חיוני ופרקטי שנועד לסייע לכם להבין ולנתח לעומק את העסק החדש, ולתכנן את צעדיכם. לכן, תוכנית עסקית אינה חייבת להיות מסמך ארוך, אך היא חייבת לענות על שאלות מהותיות ולהגדיר נושאים פרקטיים כגון:

• סוג השירות או המוצר – התוכנית העסקית חייבת להגדיר מה המוצר או השירות שתציעו בעסק שלכם, מה הערך המוסף שלכם ובמה אתם שונים מהמתחרים. חשוב לאפיין ולהגדיר נכון האם העסק יציע מוצר פיזי (מזון, בגדים, רהיטים, יצירה אישית וכו’), ייעוץ אישי או אחר, שירות כלשהו (לדוגמה ייעוץ, שיפוצים, תיקונים, הובלות, התקנה, הנחיית סדנה וכו’), לרבות שירות דיגיטלי וכד’.
• קהל יעד – חשוב לאפיין ולהגדיר את קהל היעד (לקוחות) ולהתייחס לשאלות כמו מי הם הלקוחות הפוטנציאליים והאידיאליים, מה הצרכים והרצונות של קהל היעד ומה הערך של המוצר או השירות שאתם מספקים ללקוחות. לאחר אפיון הלקוחות קל יותר להתאים את השירות או המוצר באופן מדויק יותר.
• תוכנית תמחור – התוכנית חייבת לכלול מענה ופירוט בנושא תמחור מוצרים ו/או שירותים של העסק שלכם. עליכם להתייחס נכון לשאלות כמו כיצד לתמחר את המוצר או השירות שהעסק מציע? האם התמחור ייעשה לפי שעה, פרויקט או מוצר/שירות?
• היתכנות כלכלית – אחת מהמטרות המרכזיות של התוכנית העסקית היא לבחון היתכנות וכדאיות כלכלית לפתיחת העסק החדש. עליכם להתייחס להיבטים כמו מה נקודת האיזון (Break-even point), כמה עסקאות נדרשות לכיסוי הוצאות העסק, מהן עלויות פתיחת העסק, מהן העלויות השוטפות וההכנסות הצפויות ועוד.
• מימון התחלתי – חשוב לדעת מראש כיצד לממן את עלות פתיחת העסק ולכסות את ההוצאות הראשוניות הנדרשות. בשלב זה עליכם להחליט האם המימון יושג מהון אישי, הלוואות מהבנקים, מימון המונים, משקיע וכו’.
• שיווק – פרק השיווק בתוכנית עסקית עוסק באסטרטגיה מושכלת שתאפשר לכם להגיע ללקוחות. לכן, עליכם להתייחס לערוצי השיווק הרלוונטיים שיאפשרו לכם להגיע ללקוחות חדשים, לדוגמה בניית אתר אינטרנט, קידום אתרים, שיווק דיגיטלי ופרסום ממומן, שיתופי פעולה, המלצות מפה לאוזן וכיוצא בזה.
• תחרות ויתרון יחסי – מומלץ לערוך סקר שוק מעמיק וללמוד את המתחרים כדי להציע יתרון יחסי לקהל היעד ולהוביל את העסק החדש להצלחה ושגשוג.
• בחירת שם לעסק – זהו צעד חשוב ומרגש, ומומלץ לבחור שם קליט, קל לזכירה ורלוונטי לתחום העיסוק, עדיף לבחור שם ייחודי לאחר בדיקת זמינות השם שברצונכם לבחור. כדאי לבחור שם ייחודי המשקף את ערכי ומהות העסק מאחר שזהו יתרון חשוב בשוק התחרותי.

כלים שיעזרו בתחילת הדרך

פתיחת עסק חדש מחייבת התמודדות עם ביורוקרטיה וכמובן שיש לפעול נכון ולהקפיד על ניהול העסק כנדרש בתקנות, ובהתאם לדרישות של רשות המיסים בישראל. ניהול כלכלי נכון הוא מרכיב קריטי להצלחת העסק, אך ישנם מונחים הנשמעים מאיימים כמו דוח שנתי, תכנון מס, הוצאות מוכרות והצהרת הון, לכן עליכם להכיר את מונחי היסוד וכדאי להיעזר בכלים מתקדמים טכנולוגית. כאן נכנסת לתמונה מערכת הנהלת חשבונות באינטרנט UCAN2, שתפקידה לפשט עבורכם את ההתנהלות הפיננסית והעסקית.

מערכת UCAN2 מספקת מעטפת כלים שיעזור לכם בתחילת הדרך וגם בניהול העסק:

• ניהול הוצאות והכנסות – תיעוד כל ההכנסות וההוצאות באופן מסודר ומעקב אחרי תזרים המזומנים וביצועי העסק.
• מסמכים ודוחות – המערכת מסייעת לכם להפיק קבלות, חשבוניות מס, חשבונית עסקה, תעודות משלוח ומסמכים נוספים, בהתאם לדרישות החוק. כמו כן, ניתן להפיק דוחות חשובים שיסייעו לכם לשלוט בעסק ולהובילו להצלחה, כולל דוחות מרוכזים המקלים על עבודת רואה החשבון.

• ניהול לקוחות וספקים – המערכת מאפשרת לנהל בנוחות לקוחות וספקים, כולל מעקב אחר היסטוריית עסקאות ושליחת תזכורות לתשלום.

מערכת 2UCAN הופכת את ניהול העסק החדש לפשוט ונגיש יותר, ומאפשרת לכם להתמקד בעשייה במקום בביורוקרטיה.

תהליך פתיחת תיק ברשויות המס

פתיחת עסק חדש מתחילה בפתיחת תיקים ברשות המיסים, ובשלב הראשון מגיעים למע”מ ויש לבחור את צורת ההתאגדות העסקית המתאימה ביותר עבורכם. כפי שציינו בתחילת המדריך יש לבקר בשלוש רשויות המס הבאות על מנת לפתוח תיק ולהתחיל את הפעילות העסקית:

מס ערך מוסף

הצעד הראשון להקמת העסק החדש מתחיל במשרד מס ערך מוסף, יש להחליט על צורת ההתאגדות )עוסק פטור, מורשה, שותפות או חברה בע”מ), כדי לפתוח תיק עוסק יש למלא טופס 821 ולצרף מסמכים על פי דרישה (צילום ת”ז, חוזה שכירות או אישור בעלות על נכס, אישור ניהול חשבון בנק, תעודה מקצועית ועוד). יש מקצועות ותחומי עיסוק המחייבים פתיחת עוסק מורשה, לדוגמה אדריכלים, מהנדסים, רופאים, רואי חשבון ועורכי דין, ללא תלות במחזור העסקאות השנתי הצפוי.

מס הכנסה

הצעד השני הוא פתיחת תיק עוסק במס הכנסה, יש למלא טופס 5329 (דוח פרטים אישיים והצהרה על מקורות הכנסה) ולצרף מסמכים נלווים. אם מתכננים להעסיק עובדים בעסק החדש יש לפתוח תיק ניכויים במס הכנסה ובביטוח לאומי.

ביטוח לאומי

הצעד האחרון לרישום ולפתיחת תיק עוסק עצמאי ברשויות המס הוא פתיחת תיק במוסד לביטוח לאומי.

אם מתכננים להקים חברה בע”מ יש להתחיל ברישום העסק החדש אצל רשם החברות, ורק לאחר רישום החברה פותחים תיק ברשות המיסים.

חשוב לציין כי כיום ניתן לפתוח עסק חדש באופן מקוון לחלוטין ואין צורך להגיע פיזית למשרדי רשויות המס. מומלץ לפתוח את התיקים ברשויות המס בעזרת מייצג מנוסה כמו רואה חשבון או יועץ מס, שירות זה ניתן על ידי מערכת הנהלת חשבונות מקוונת UCAN2 . צרו איתנו קשר ואנחנו נסייע לכם להקים עסק חדש בקלות ולאחר ייעוץ מקצועי.

הפרדת רשויות: חשיבותו של חשבון בנק עסקי נפרד

בסיום שלב פתיחת העסק ברשויות, יש להתמקד בהתנהלות הפיננסית השוטפת כדי להבטיח עסק יציב ולהוביל לצמיחתו. אחת מההמלצות החשובות עבורכם היא לפתוח חשבון בנק עסקי נפרד. הפרדה בין החשבון הפרטי לעסקי היא קריטית, ובמקרים מסוימים כמו חברה בע”מ היא חובה. הפרדת החשבון העסקי בנפרד מבטיחה יתרונות כגון:

• בהירות פיננסית ומעקב אחר הכנסות והוצאות העסק, כולל חישוב רווחיות.
• קל ופשוט יותר לאסוף נתונים לצרכי הנהלת חשבונות והיבטי מיסוי.
• תדמית של עסק מקצועי יותר.
• הקלה על הצגת נתונים פיננסים לרשות המיסים במקרה של ביקורת.

חשיבות ההפרשה לביטוח פנסיוני

החוק בארץ מחייב עצמאים להפריש אחוז מסוים מהכנסתם החייבת לטובת ביטוח פנסיוני. ניתן לבחור קופת גמל, קרן פנסיה או ביטוח מנהלים, וכדאי לנצל את הטבת המס שהמדינה מעניקה ולהפריש כספים גם לקרן השתלמות.

האחריות להפריש כסף לפנסיה חלה על העצמאי, בשונה משכיר שהמעסיק אחראי להפרשות לפנסיה עבורו. חוק פנסיה חובה לעצמאים הוא צעד פיננסי חכם וחיוני לביטחון כלכלי לעת זקנה. חשוב לציין כי הפרשות לפנסיה הן הוצאה מוכרת שיכולה להפחית את חבות המס. מומלץ להתייעץ עם יועץ פנסיוני כדי לבחור את התוכנית המתאימה ביותר עבורכם.

ניהול חשבונות: מתי צריך רואה חשבון ואיך בוחרים אחד?

ניהול חשבונות הוא עמוד התווך להצלחת העסק, לכן חשוב לבחור רואה חשבון מנוסה ומקצועי. ראה חשבון הוא איש מקצוע בעל הכשרה מקיפה ורחבה יותר מיועץ מס והוא יכול לספק עבורכם מעטפת שירותים רחבה, בפרט לחברות, כמו ביקורת דוחות כספיים, ייעוץ חשבונאי ומיסויי, תכנוני מס ועוד. יועץ מס מתמחה בדיני מס ויכול להגיש דוחות לרשות המיסים, להציע תכנון מס ולספק ייעוץ פיננסי כללי.

הפתרון המומלץ לניהול חשבונות העסק הוא באמצעות תוכנה מתקדמת כמו מערכת UCAN2. המערכת כוללת כלי ניהול ומסייעת לכם להפיק חשבוניות וקבלות, לעקוב ולתעד הוצאות והכנסות, לרכז נתונים פיננסיים באופן מסודר ולהכין דוחות כספיים כמו דוח שנתי שיש להגיש למס הכנסה באמצעות רואה חשבון.

הוצאות מוכרות: איך לחסוך כסף מהשקל הראשון?

הוצאה מוכרת היא הוצאה המשמשת לייצור הכנסה והיא מותרת בניכוי לצורך חישוב המס. הוצאות מוכרות מפחיתות את ההכנסה החייבת במס והן מקטינות חבות נטל המס שלכם.

דוגמאות להוצאות מוכרות:

• דמי שכירות למשרד או לחלל עבודה המשמש לעסק.
• ציוד משרדי כמו מחשבים, מדפסות, ריהוט משרדי, ציוד כתיבה.
• הוצאות שיווק ופרסום כמו כרטיסי ביקור, פרסום דיגיטלי, בניית אתר.
• חלק יחסי של הוצאות הרכב בהתאם לשימוש העסקי, כולל דלק, ביטוח ותיקונים.
• חלק יחסי מהוצאות התקשורת (טלפון ואינטרנט).
• הפרשות לפנסיה שבוצעו על פי חוק.
• שכר טרחה ליועצים כולל רואה חשבון, יועץ מס, יועץ עסקי.

בשורה התחתונה, פתיחת עסק היא מסע מאתגר ומרתק, אך בעזרת ידע מקצועי וכלים מתקדמים תוכלו להקים עסק מצליח.

זקוקים לייעוץ מותאם אישית בתהליך פתיחת עסק חדש? צרו קשר עם צוות המומחים של מערכת 2UCAN ואנחנו כאן כדי לסייע וללוות אתכם לאורך כל הדרך!