איך לבחור תוכנת הנהלת חשבונות

השוק הישראלי מציע אין ספור תוכנות הנהלת חשבונות. חיפוש בגוגל אחר הביטוי "תוכנה להנהלת חשבונות" או "תוכנות הנהלת חשבונות" יניב מעל מאה אלף תוצאות לכל חיפוש.

איך נדע באיזה תוכנת הנהלת חשבונות יש לבחור?

חשוב לבדוק אם תוכנת הנהלת חשבונות רשומה במס הכנסה. זאת ניתן לבדוק על ידי כניסה לאתר מס הכנסה או לראות את הנחיות הבדיקה המפורסמות על ידי בית התוכנה של תוכנה להנהלת חשבונות באתר האינטרנט של התוכנה.

השאלה הראשונה הינה – מה הצרכים של העסק? האם העסק צריך תוכנה להנהלת חשבונות חד צידית או  תוכנת הנהלת חשבונות כפולה (דו צידית)? כאשר נדע את התשובה לשאלה זו, נוכל להחליט הלאה ולצמצם את הבחירה בין תוכנות הנהלת חשבונות חד צידיות או תוכנות הנהלת חשבונות כפולה.

כעת עלינו לבחור מתוך המסלול בו בחרנו, איזו תוכנה להנהלת חשבונות תתאים לנו ביותר מבין תוכנות הנהלת חשבונות במסלול זה.

נתחיל עם תוכנות הנהלת חשבונות חד-צידיות. תוכנה כזו נדרשת לעסקים קטנים – עוסק מורשה או עוסק פטור. חברה בע"מ לא רשאית להשתמש בסוג זה של תוכנת הנהלת חשבונות חד צידית בשל העובדה שהיא חייבת לנהל הנהלת חשבונות כפולה.

הנה צמצמנו שוב את הבחירה וניגש לבחון תוכנות הנהלת חשבונות חד צידיות המוצעות לשימוש.

באותו אופן נפעל לגבי תוכנת הנהלת חשבונות כפולה – נבחן את מגוון תוכנות הנהלת חשבונות המוצע וכעת יהיה עלינו לבחור את התוכנה שתתאים לנו.

בחירת תוכנה להנהלת חשבונות חד צידית

בדרך כלל תוכנה להנהלת חשבונות חד-צידית הינה פשוטה לתפעול, אבל אין זאת אומרת שאין לבדוק היטב מה קונים וממי קונים.

חשוב לבדוק מי עומד מאחורי התוכנה ומהם השירותים הנוספים הנלווים. אחד השירותים המוצעים הוא מנהל חשבונות צמוד שמלווה את הפעילות בתוכנה במגוון רחב של נושאים. המשמעות היא שכל פעולה שנעשית באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות זוכה לביקורת כמעט-בזמן-אמת של מנהל חשבונות.

מערכת ucan2 , שהינה למעשה הרבה יותר מעוד תוכנה להנהלת חשבונות, מעמידה לרשות לקוחותיה מנהל חשבונות צמוד שמלווה את העסק במגוון רחב של נושאים, החל מתמיכה בביצוע פעולות, הפקת דוחות, דרך בדיקת נכונות רישום התנועות בחשבון ועד ייעוץ בנושאים חשבונאיים הקשורים בעסק.

חשוב להחליט על אופן ההפעלה של התוכנה. האם הפעלת תוכנה להנהלת חשבונות תלויה במחשב מסוים או שניתן להפעיל אותה מכל מחשב? מודל ההפעלה הגמיש ביותר נקרא SaaS שהמשמעות שלו היא שניתן להפעיל תוכנת הנהלת חשבונות באמצעות האינטרנט, בכל רגע ובכל מקום, ממש כמו שאתה קורא את דואר Gmail שלך. נכון שאפשר לקרוא אותו מכל מחשב?

תוכנה להנהלת חשבונות הנמצאת באינטרנט קלה יותר לתחזוקה, מאפשר גישה מכל מחשב המחובר לאינטרנט ותפעול פשוט ללא התעסקות עם פלגים ואמצעי חומרה אחרים. האפשרות להתקנת תוכנת הנהלת חשבונות במחשב בודד נראית היום כפתרון ארכאי, מיושן ולא מעודכן.

תוכנת הנהלת חשבונות המופעלת באינטרנט במודל SaaS לא דורשת התקנה, היא מעודכנת אונליין באופן אוטומטי לכל המשתמשים ובכך שומרת על עדכניות בכל הנוגע לחוקי המס ולעדכונים חדשים.

סיכום

יש היצע גדול של תוכנות הנהלת חשבונות בשוק הישראלי. תוכנה להנהלת חשבונות המופעלת באמצעות האינטרנט, קלה לטיפול ולתפעול הן מצד נותן השירות והן מצד מקבל השירות שלא לדבר על הגישה הקלה מכל מקום ובכל זמן. בנוסף, "המעטפת" שנותנת מערכת ucan2 עם תוכנת הנהלת חשבונות ידידותית ועם מנהל חשבונות מאחורי הקלעים הבודק את תקינות הזנת הנתונים – יחד נותנים שירות הנהלת חשבונות ברמה עולמית.