מדריך למשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות

מדריך למשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות הוא מדריך ראשוני כתוב, שילווה אותך שלב אחר שלב בנבכי המערכת

מבוא

שלום, כאן רו"ח יורם שיפר – ממפתחי ובעלי התוכנה הנהלת חשבונות.

אני מברך אותך על החלטך להשתמש בשירותי INVOICE4U אשר תופסים נתח הולך וגדל בשוק הפקת החשבוניות בארץ וזאת בשל פשטות ההפעלה והפונקציונאליות הרבה המוצעים כמו גם האפשרות החוקית לשלוח חשבוניות מקור במייל וחסכון כספי רב הנובע מייעול עקב ביצוע פעולות אוטומטיות רבות על ידי התוכנה – בקיצור הקידמה והדור הבא כבר כאן.

במערכת הושקעה מחשבה רבה והפיתוח לא מפסיק , פני התוכנה השתנו ללא הכר והמדיניות שלנו – ייעול ואוטומציה מכסימליים לצורך חסכון משמעותי בהוצאות כגון – הפקת חשבוניות במחזוריות אוטומטית , משלוח חשבוניות במייל תוך חסכון של 3 ש"ח (יש הטוענים ליותר בשל עלויות הדואר הרשום) בגין כל חשבונית , הפקת חשבוניות באופן אוטומטי עבור קבלות שהופקו על פי תאריכי פירעון ועוד.

ישנן בתוכנה פונקציות רבות אשר לא מנוצלות על ידי משתמשים רבים ולכן מאד חשוב לקרוא את המדריך על מנת להכיר את המערכת על כל מרכיביה וליהנות מכל הביצועים הנפלאים והייחודים שלה.

השימוש בשירות שלנו אינו מסתכם בהפקת חשבוניות בלבד – שימוש נכון בשירות הינו גם אמצעי שיווק של עסקכם אל מול הלקוחות – כל מגע עם הלקוח – משלוח חשבונית , משלוח מייל , וכל אמצעי אחר חושף אתכם פעם נוספת , לכל חשיפה פוטנציאל שיווקי ואפשרות לתת מסר שיווקי כגון הכרזה על מבצע , ברכת יום הולדת , תודה על ביצוע רכישה ועוד.

השירות כולל בין היתר ניהול מועדון לקוחות – משלוח דואר אלקטרוני ללקוחות , ניהול תזכורות , ניהול משימות וכאמור , גם החשבונית והמסמכים האחרים הנשלחים ללקוחות יכולים לשמש כאמצעי שיווקי.

אציין עוד כי על מנת להקל על קורא המדריך, ישנן אופציות שלא הרחבנו בהסברים לגביהן למעט ציון קיומן מתוך ההנחה שהשימוש בהן אינטואיטיבי. אם הינכם נתקלים במונח או אופציה אשר אינם מובנים לכם או שאופן ההפעלה אינו ברור – נשמח לקבל על כך מייל ולהסביר.

 

איך מתחילים?

השלב הראשון לאחר ההרשמה הינו הגדרת פרטי העסק בארבעה צעדים ,לכן נפנה אל המסך הראשי > הגדרות משתמש.

לאחר מכן ניגש להקים את הלקוחות.

הערה חשובה – משתמשים בתקופת ניסיון ?– במידה ותמשיכו להשתמש במערכת , תקופה הניסיון הינה חלק בלתי נפרד מספרי החשבונות שלכם.

עדכון פרטי העסק

מסך זה מיועד לעדכון הפרטים הבאים:

  • שם העסק
  • כותרת משנה
  • סוג העוסק
  • מס עוסק מורשה
  • כתובת
  • ישוב
  • מיקוד
  • טלפון 1
  • טלפון 2
  • סלולארי
  • פקס
  • אמייל שלך
  • כתובת אתר האינטרנט שלך

הפרטים המצויינים לעיל יופיעו ע"ג המסמכים המופקים (חשבוניות, קבלות וכיו"ב)
לתשומת ליבך: שם העסק ומס עוסק מורשה לא ניתנים לשינוי.

מסמכים וחשבונות

אחוז מע"מ במערכת

קובע את אחוז המע"מ לחישוב המע"מ בחשבוניות וקבלות. שינוי פרמטר זה ישפיע על הפקת חשבוניות מנקודת השינוי ואילך. להפקת חשבוניות עם 0% מע"מ (אילת וחו"ל) ניתן לבטל את המע"מ במעמד הפקת החשבונית – בשדה המיועד לכך במסך הפקת החשבונית. יש לעדכן שדה זה כאשר שיעור המע"מ במשק משתנה.

שיטת חשבונאות

  • מצטבר – שיטת חשבונאות בה ההכנסה מוכרת במעמד החיוב/הפקת החשבונית- מתאים לכל עוסק מורשה.
  • מזומן – שיטת חשבונאות בה ההכנסה מוכרת עם קבלת התשלום. למשתמשי שיטה זו תפתח האפשרות לשימוש בחשבון עסקה – מתאים לנותני שירות ( על מנת להשתמש בשיטה זו יש לפנות אלינו במייל ואנו נאפשר זאת ).

מספרי כרטיסים ליצירת תנועות עבור הנהלת חשבונות – כרגע לא פעיל ויש להתעלם מהשדות הנ"ל.

 

ספרור מסמכים

לכל סוג מסמך נקבע על ידי המערכת טווח ספרור, טווח ספרור זה אנו ניתן לשינוי.

 

שערי מט"ח

שער המט"ח בחשבוניות שתפיקו יקבע אוטומטית על ידי שרות עולמי הניתן בזמן אמת. לחלופין עומדת לרשותכם אפשרות לקבוע ידנית שער מטבע שיעקוף את ההגדרה האוטומטית על ידי סימון התיבה.

 

פרטי בנק

לרשותכם האפשרות לכלול את פרטי הבנק שלכם בתחתית המסמכים המופקים (חשבוניות ,קבלות וכיו"ב).

 

הרחבת מושגים

למען הסדר הטוב אני רוצה לחדד את המונחים – חשבונית , קבלה , חשבונית מס/קבלה והוראות החוק החלות על כל אחד מהמונחים הנ"ל. כאשר הינכם מבצע עסקה , ו/או מקבלים תשלום ,עליכם להמציא ללקוח את אחד המסמכים שלהלן. אסקור בקצרה את הוראות החוק הקשורים למסמכים אלו:

קבלה

חובה להפיק מייד עם קבלת תקבול. מסמך זה אינו דרוש לצורך דיווח על הכנסות העסק , אלא מסמך המאשר קבלת כסף בכל צורה , מזומן , שק וכד'. אציין כי אי הוצאת קבלה באופן מיידי על כל תקבול, עלולה להביא לפסילת ספרי חשבונות העסק על ידי מס הכנסה.

חשבונית מס

יש להפיק ללקוח חשבונית מס עם ביצוע העסקה גם אם לא התקבל תקבול במעמד זה.מסמך זה מהווה מקור ואסמכתא לרישום הכנסות בספרי העסק , וכולל את חבות המע"מ- חשוב לציין שכרטיס הלקוח במערכת יחויב על ידי הפקת חשבונית מס בעסק אשר מתנהל על בסיס מצטבר , וזאת בניגוד לעסק המתנהל במערכת על בסיס מזומן ( ראה להלן חשבון עסקה).

חשבונית מס/קבלה

מסמך המשלב את 2 המסמכים שלעיל. יש לתת מסמך זה כאשר 2 הפעולות מתבצעות במקביל , כלומר כאשר מתקבל תשלום במעמד ביצוע העסקה.

חשבון עסקה

הפקת חשבון עסקה מותרת לעסק אשר אינו מחזיק מלאי – בד"כ נותני שירותים. כאשר עסק מוגדר במערכת על בסיס מזומן – יחויב כרטיס הלקוח בהפקת חשבון עסקה – רצוי להתייעץ עם רואה החשבון שלך במידה והינך רוצה לשנות את הגדרת העסק לבסיס מזומן.

 

עדכון סיסמא

משמש לעדכון סיסמת הכניסה למערכת. אנו ממליצים לעדכן את הסיסמא מדי חודשיים כהגנה נוספת לחיסיון חשבונכם.

 

הגדרות הדפסה

טופס זה מעדכן את הפריטים הבאים:

לוגו

  1. הקליקו BROWSE ואתר את קובץ הלוגו של המחשב שלך.
  2. הקליקו OPEN בחלון שנפתח.
  3. הקליקו "שמור".
  4. הקליקו "הצג פורמט".

אנו ממליצים להטעין לוגו בגודל של 50-70 פיקסלים.

"שלח לוגו לתיבת האמייל שלי" – קובץ הלוגו ישלח לאמייל שהוגדר בפרטי העסק הוראות הדפסה

  • יישור לוגו – ימין / שמאל / מרכז
  • מיקום כותרת – ימין / שמאל / מרכז
  • הראה בהדפסה – ניתן להראות או להסתיר ע"ג מסמכים מופקים (לוגו, שם העסק, כותרת משנה, כתובת, פרטי בנק).
  • הערה כללית – תופיע ע"ג כל מסמך שיופק.

הצג פורמט – מציג מסמך לדוגמא עם פרטי העסק שלך.
לתשומת לב – יש לשמור את ההגדרות על מנת לראות את השינוי בפורמט.

עד כאן בוצע הצעד הראשון והמקדים לשימוש בשירות,השלב הבא הינו טיפול בלקוחות ובפריטים.

 

ניהול לקוחות

פתיחת לקוח חדש

השימוש במסך זה הינו לצורך הוספת לקוח חדש למאגר הנתונים. שם לקוח (שם חברה) הינו שדה החובה היחידי. קוד לקוח – ניתן אוטומטית על ידי המערכת
מספר לקוח של הנהלת חשבונות – בשלב זהה שדה זה לא פעיל ויש להתעלם ממנו. הגדרת כתובת דוא"ל (אמייל) בטופס זה תאפשר שליחת חשבוניות וקבלות ללקוח בדואר האלקטרוני,הכתובת שתוגדר בשדה זה תופיע על גבי החשבוניות והקבלות.
במהלך הפקת חשבונית ניתן יהיה לראות את כתובת המייל של הלקוח ולסמנה – אם לא ירשם בשדה זה הדוא"ל של הלקוח , לא יתאפשר משלוח החשבונית או כל מסמך אחר ללקוח זה במייל. שדה הערות – ניתן לרשום הערות כל שהן הקשורות ללקוח , השדה פנימי ואינו להדפסה. ריטיינר – ניתן להגדיר סכום לחיוב ריטיינר חודשי על מנת לבצע הפקת חיוב חשבון עסקה לכל הלקוחות אחת לחודש בקליק אחד , יש לרשום את תיאור החיוב החודשי.

שליחת דוא"ל ללקוחות , ניהול משימות , ניהול תזכורות – כלי שיווקי רב עוצמה המאפשר ניהול מועדון לקוחות – ראה הסבר במבוא למדריך זה.

 

הקמה ועדכון פריטים

אופציה זו נמצאת מתחת לתפריט "הגדרות משתמש" בתפריט הראשי שנמצא במרכז המסך הראשי, אופציה זו אינה קיימת בתפריט הראשי העליון , לכן יש להפעיל אותה רק מהמסך הראשי האמצעי > הגדרות משתמש > הקמה ועדכון פריטים

דרך מסך זה ניתן להקים פריטים הכוללים מספר קטלוגי ומחיר כל שניתן יהיה לטעון אותם בקלות בעת הפקת החשבונית. יש לשים לב שניתן להגדיר אם המחירים יכללו מע"מ או לא על ידי סימון התיבה הנמצאת במסך זה המחירים במחירון כברירת מחדל אינם כוללים מע"מ. להזנת מחירים הכוללים מע"מ יש לסמן תיבה זו.

סימון התיבה יהפוך את מחירי הפריטים למחירים הכוללים מע"מ והסרת הסימון תגרום למחירים שלא לכלול מע"מ בעת הטענת הפריטים לחשבונית.,
מומלץ להקים פריטים על מנת לחסוך בזמן הפקת חשבוניות.

עד כאן ביצענו את ההגדרות הראשונות וכעת ניתן לעבור אל העיקר – להפיק חשבוניות ולהרוויח כסף.

המסך הראשי מחולק ל 2 תפריטים דומים – עליון ומרכזי.

למעשה 2 התפריטים מציעים אותן אופציות אבל ההבדל הוא שהתפריט העליון ילך איתכם כמעט לכל אורך הדרך וניתן לגשת לכל פונקציה דרך המסך העליון כמעט מכל מסך – כך ניתן לחסוך בזמן הנדרש המעבר מביצוע פעולה אחת לביצוע הפעולה הבאה.

 

שפות

מתחת לתפריט ראשי – ניתן לשנות את שפת הממשק לאנגלית.

 

מסכי הפקת המסמכים

הפקת מסמכים > הפקת מסמכים ללקוח > הפקת חשבונית מס – תאפשר להפיק חשבונית מס ללקוח
עם הקלקה על אופציה זו יפתח קודם מסך לבחירת הלקוח אליו מעוניינים להפיק חשבונית, ניתן לבחור את הלקוח מתוך תיבת הגלילה או לערוך חיפוש מתקדם למציאת הלקוח. לאחר מציאת הלקוח יש להקליק על שמו ואז יפתח מסך הפקת החשבונית ללקוח זה בחלק העליון של הסך נמצאים פרטי הלקוח וניתן משם לבצע עדכון פרטים.

 

הפקת חשבונית מס

יש לרשום בשדה הפרטים את נושא החשבונית – חוסר רישום פרט כלשהו בשדה זה ימנע את הפקת המסמך.

המטבע המוגדר כברירת מחדל ( בממשק השקלי – כאמור יש אפשרות ליצור משתמש בכל מטבע נדרש) הינו ₪ (ILS ) – כאשר נמשתמש ישנה את המטבע , יתורגם המטבע הרשום בשדה זה לשקלים. שדה פריט – ניתן ללחוץ על המילה "פריטים" לצורך פתיחת מסך הפריטים ולייבא ישירות את הפריט כולל תיאור ומחיר עם לחיצת "בחר" ( ניתן לחפש פריט על ידי רישום רמז בשם הפריט או מספר קטלוגי שלו. לחיצה על "חפש פריט" ללא פרטים תציג את כל הפריטים הקיימים במערכת.

עם בחירת הפריט יש ללחוץ על "הוסף+" לצורך הכללתו בחשבונית.

ניתן לרשום פריטים במסך הפקת החשבונית מבלי לייבא אותם ממערכת ניהול הפריטים – חשוב לזכור כי שדה פרטים הינו שדה חובה.

טיפ – רישום מספר קטלוגי ולחיצה על "הוסף+" תייבא את הפריט ישירות לכאן מבלי צורך בביצוע חיפוש במערכת ניהול הפריטים.

חשבונית ללא מע"מ ,אילת – יש לסמן תיבה זו כאשר מעוניינים להפיק חשבונית מס ללא חישוב מע"מ – טוב להפקת חשבוניות לחו"ל או לאילת (חובה להתייעץ עם רואה החשבון שלכם על מנת להפעיל אופציה זו)

עגל סכום – סימון תיבה זו יעגל את החשבונית ויסיר מהסכום הכללי את האגורות.

הערות – ישנם 2 מסכי הערות , בחלק הימני ניתן לרשום הערות אשר יופיעו על גבי החשבונית , ובחלק השמאלי ניתן לרשום הערות פנימיות המשויכות לחשבונית הספציפית – הערות שלא יודפסו וולא יראו על ידי הלקוח.

לתשלום עד – התאריך שיופיע יהי בהתאם להגדרה שנרשמה ברשומת הלקוח אולם ניתן לשנות תאריך זה לחשבונית הספציפית במהלך הפקתה.

יצירת תזכורת – ניתן ליצור תזכורת כלשהיא שישלח למי שיוגדר ובמועד שיוגדר. יש ללחוץ על יצירת תזכורת , לסמן את תאריך התזכורת הרצוי , הנמענים להם תישלח התזכורת בדוא"ל , ולרשום את המלל הנדרש לתזכורת זו. ניתן להוסיף נמענים וניתן גם לראות את כלל התזכורות הקיימות במערכת על ידי לחיצה על "רשימת תזכורות.

יש ללחוץ על "שמירת תזכורת" על מנת שזו תיכנס למערכת.

משלוח החשבונית בדואר האלקטרוני – לסיום הפקת החשבונית יש לסמן את התיבות הרצויות , ניתן להוסיף נמענים וללחוץ "אשר הפקת חשבונית" לצורך סיום.

לא יתאפשר סיום ההפקה ללא סימון נמען אחד לפחות, כולל המשתמש בעצמו.

מומלץ לשלוח אליכם את כל המסמכים המופקים במערכת לצורך גיבוי ואחזור.

עם גמר ההפקה ניתן להדפיס את החשבונית או למשיך לפעולה הבאה.

אנו ממליצים שלא להדפיס את המסמכים הואיל והם תמיד נגישים ו……חבל על הנייר.

העברת המסמכים אל מנהל החשבונות – אין צורך להעביר אליו כלום מלבד שם המשתמש והסיסמא. הוא כבר יוכל לראות או לערוך את הפעולות שלו מבלי שתצטרכו לטרוח בעניין זה. אנחנו בדור הבא ………….זוכרים?

 

הפקת קבלה

תהליך בחירת לקוח כמו בתהליך הפקת חשבונית כולל חובת רישום שדה פרטים.

ניתן להפיק קבלה עבור חשבונית מסוימת או קבלה ללא קישור לחשבונית ספציפית.

 

קבלה עבור חשבונית

יש לסמן אופציה זו בתיבה מתחת לשדה פרטים – אז יופיעו כל החשבוניות שהופקו ללקוח הנבחר.

יש לסמן בתיבה המתאימה את החשבונית או החשבוניות הנבחרות בגינן מופקת הקבלה וניתן גם לקבוע סכום לקבלה השונה מהסכום המופיע בשדה הסכום בשורה הנבחרת – למקרה ששולם סכום נמוך יותר או סכום "על חשבון".

סימון החשבונית ללא שינוי הסכום יביא לידי כך שהחשבונית "תיסגר" ולא תופיע בדוחות הגבייה.

במקרה של שינוי הסכום יש 2 אפשרויות

א. "לסגור" את החשבונית בכל מקרה כך שלא תופיע יותר בדוחות הגבייה מהסיבה שיצא זיכוי או ניתנה הנחה או מכל סיבה אחרת.

ב. לא לסגור את החשבונית כלך שתופיע בדוחות הגבייה בחשבונות הפתוחים צ(ראה הסבר בהמשך).

במקרה של סגירת הסכום כאשר שולם סכום נמוך יתר יש לסמן את התיבה

סמן כאן לסגירת התחשבנות (גם אם סכום החשבונית אינו תואם את סכום הקבלה) הנמצאת בהמשך מתחת לשדה הערות.

בגמר הסימונים וקביעת הסכומים יקבע סך כל הסכום לתשלום בשדה הנמצא מתחת לרשימת החשבוניות – בהמשך , יש לבחור את אמצעי התשלום ולדאוג לכך שסך אמצעי התשלום יתאים לסכום זה.

תשלום במזומן – חשוב לרשום את הסכום וללחוץ על "עדכן מזומן.

ניכוי במקור – אם נכלל ניכוי במקור בקבלה , יש לרשום את סכומו וללחוץ על "עדכן מס במקור.

תשלום בשק – יש לסמן אופציה זו "המחאה" ולרשום במסך שנפתח את פרטי התשלום, לאחר רישום הסכום ללחוץ על "הוסף שורה".

תשלום בכרטיס אשראי – יש לסמן אופציה "כרטיס אשראי" ולרשום במסך שנפתח את פרטי התשלום, לאחר רישום הסכום ללחוץ על "הוסף שורה" , כך גם אם יש מספר שקים נוספים לגבי אותה קבלה – שימו לב שבכל הוספת שק מקודם התאריך של השורה הבאה בחודש ומספר השק מתקדם באחד – זה נועד להקל ולחסוך בזמן רישום כמות של שקים או אמצעי תשלום אחרים כאמור להלן.

תשלום בהעברה בנקאית – יש לסמן אופציה "העברה בנקאית ולרשום במסך שנפתח את פרטי התשלום, לאחר רישום הסכום ללחוץ על "הוסף שורה".

לאחר רישום התשלום יש לדאוג שסך התשלום יהיה זהה לסכום החשבוניות שסומנו לתשלום.

ניתן להוסיף הערה בשדה הערות – הערה שתודפס על גבי הקבלה , ניתן לסמן תזכורת ( ראה הסבר על כך בנושא "תהליך הפקת חשבונית" ) כך גם לגבי משלוח הקבלה בדואר האלקטרוני.

הסבר תהליך הפקת קבלה עבור מספר חשבוניות וסגירת/אי סגירת התחשבנות:

ניתן להפיק קבלה לכיסוי מספר חשבוניות עם או בלי סגירת ההתחשבנות בגין החשבוניות הרלוונטיות. לצורך הפקת קבלה עבור חלק מחשבונית יש לסמן "קבלה לחשבונית" ( זוהי ברירת המחדל במסך שמתקבל לאחר בחירת הלקוח). יש לסמן את החשבונית או החשבוניות הרלוונטיות .בשדה הסכום לרשום את הסכום שהתקבל בגין חשבונית זו – במקום הסכום שרשום בשדה זה , כך ניתן לרשום תקבול עבור מספר חשבוניות בסכומים שונים.
לאחר מכן יש למלא בהמשך את אופן וסכום התקבול – חשוב להקפיד על התאמה בין הסכום הרשום בחלק העליון של המסך שהוא הסך המצטבר של החשבוניות בגינן התקבל התקבול לבין סכום התקבול בחלקה התחתון של המסך אשר מהווה את אמצעי התשלום. אם יסומן בהמשך הריבוע "סמן כאן לסגירת התחשבנות (גם אם סכום החשבונית אינו תואם את סכום הקבלה) " אזי החשבוניות בגינן התקבל תשלום חלקי לא יופיעו יותר בדוחות הגבייה. אם לא יסומן ריבוע זה , החשבוניות שטרם שולמו במלואן ימשיכו להופיע בדוחות הגבייה ובמסך הפקת קבלה עד לסילוקן המלא.

 

הפקת חשבונית מס זיכוי

חשבונית מס זיכוי נועדה לביטול חשבונית מס או ביטול חשבונית מס קבלה.

ממסך ראשי > הפקת מסמכים > הפקת מסמכים ללקוח > הפקת חשבונית מס זיכוי

לאחר בחירת הלקוח יפתח המסך להפקת המסמך.

כמובן שחובה לרשום פרטים בשדה "פרטים" ולאחר מכן יש לבחור אחת משתי אפשרויות –

זיכוי לחשבונית מס או זיכוי לחשבונית מס קבלה – לא ניתן להפיק זיכוי מכבלי שהופקה קודם לכן במערכת חשבונית מס או חשבונית מס קבלה (ראה הסבר על תהליך הפקת חשבונית מס קבלה בהמשך).

זיכוי לחשבונית מס – תופיע רשימת כל החשבוניות הפתוחות ללקוח הנסחר ויש לבחור את החשבונית בגינה רוצעים להפיק זיכוי , כמו בהפקת קבלה , ניתן לשנות את סכום הזיכוי בשדה הסכום.

יש להקפיד על התאמה בין שדה הסכום לבין סך סכום הזיכוי למסמך בשדה הסכום הנמצא מתחת לרשימת החשבוניות לבין שדה "סה"כ זיכוי" הנמצא מתחת לרשימה בצד הימני של המסמך.

ניתן לרשום הערות להדפסה וכמובן , יצירת תזכורת ומשלוח למייל על פי ההסברים לעיל.

זיכוי לחשבונית מס קבלה – בבחירת אופציה זו יופיע שדה לחיפוש החשבוניות מס קבלה שהופקו ללקוח זה על פי בחירת תאריך , יש לבחור את התאריך וללחוץ על "הצג חשבוניות מס קבלה".

עם הצגת הרשימה יש לבחור ולסמן את החשבונית קבלה בגינה רוצים להפיק זיכוי , לרשום את הסכום לזיכוי , לדאוג להתאמת הסכום בשדות הרלוונטיים בהתאם להסבר שהוסבר לעיל , לרשום הערה במידת הצורך ולסיים את הפקת המסמך בהתאם להסבר שלעיל .

 

הפקת חשבונית מס קבלה

זהו מסמך אחד המשלב בתוכו את החשבונית (ראה הסבר לתהליך הפקת חשבונית מס) ואת הקבלה (ראה הסבר לתהליך הפקת קבלה).

 

הפקת חשבון עסקה

ללקוח אשר מורשה להפיק חשבון עיסקה – יש להתייעץ עם רואה החשבון ובנוסף , ראה הסבר בפרק "הרחבת מושגים" במדריך זה.

תהליך ההפקה דומה לתהליך הפקת חשבונית מס – נא לקרוא את ההסבר בפרק זה.

 

הפקת מסמכים ללקוח כללי

ישנם מקרים רבים בהם מתבקשת הפקת מסמכים ללקוחות חד פעמיים או ללקוחות אשר אין צורך לפתוח להם כרטיס לקוח במערכת.

לצורך זה ניתן להשתמש באפשרות זו.

אציין כי בכל מקרה ניתן תמיד לערוך חיפוש למסמך שהופק ללקוח כללי על פי שם הלקוח – לכן חשוב להקפיד על רישום שם הלקוח באופן נכון וללא שגיאות.

 

הפקת חשבונית מס קבלה ללקוח כללי

ממסך ראשי > הפקת מסמכים > הפקת מסמכים ללקוח כללי> הפקת חש"ק ללקוח כללי

המסמך יפתח ללא צורך בבחירת לקוח.

התהליך דומה להפקת חשבונית מס קבלה ללקוח רגיל אולם ההבדל הוא בכך שיש לרשום בשדה הראשון – לפני שדה פרטים , את פרטי הלקוח הכללי.

שאר הפעולות כמו בהפקת חשבונית מס קבלה ללקוח רגיל על פי ההסבר שלעיל.

טיפ למשלוח חשבונית מס קבלה למייל של לקוח כללי- לפעמים תתבקשו לשלו ללקוח כללי חשבונית שהוא טוען שאבדה לו.

יש לנהוג כלהלן : גשו להפקת דוחות > דוחות למסמכים > דוח חשבונית מס קבלה ( הסבר על כך בהמשך).

יש לרשום את שם הלקוח או רמז לשם הלקוח בשדה חיפוש מתקדם , לבחור טווח תאריכים מתאים וללחוץ "הצג דוח".

הדוח שיתקבל יכלול את החשבוניות מס קבלה שהופקו ללקוח זה, הואיל וללקוח כללי אין כתובת מייל הרי שלכאורה לא ניתן לשלוח אליו את החשבונית במייל.

יש לכך פתרון – לחצו על מספר החשבונית המופיע בדוח – עם הלחיצה יפתח המסמך, שימו לב שמסומן בחלק התחתון של המסמך "שלח העתק לאימייל שלי" – יש לאשר הפקת המסמך ( כמובן שיופק רק העתק המסמך ולא מסמך נוסף) , אישור זה יגרום למשלוח החשבונית מס קבלה אליכם למייל.

עם קבלת המייל ניתן להעבירו את הלקוח .

 

הפקת זיכוי ללקוח כללי

ממסך ראשי > הפקת מסמכים > הפקת מסמכים ללקוח כללי> הפקת זיכוי ללקוח כללי
במסך שיפתח יש לרשום פרטים בשדה פרטים ולמצוא את החשבונית בגינה מבקשים להפיק את הזיכוי.

החיפוש נעשה על פי תאריך המסמך המקורי בגינו מבקשים להפיק את הזיכוי , הסימונים ורישום הסכומים דומים לתהליך שהוסבר בהפקת זיכוי לחשבונית מס קבלה לעיל.

 

דוחות

ניתן להפיק במערכת דוחות מגוונים בחתכים שונים.

את כל הדוחות ניתן להדפיס או לייצא לקובץ אקסל.

 

דוח חשבוניות מס

תפריט ראשי > דוחות > דוחות למסמכים > דוח חשבוניות מס

ניתן להפיק דוח לפי חתך תאריכים לכלל הלקוחות או ללקוח ספציפי ( כל החשבוניות שהופקו ללקוח ספציפי על פי חתך תאריכים)

לאחר לחיצה על "הצג דוח" ניתן לייצא את הדוח לקובץ אקסל , ניתן לסמן את המסמכים המופיעים בו – כולם או חלקם וניתן לשלוח בקליק אחד את כל המסמכים המסומנים למייל הלקוח או להדפיס את כל המסמכים ברצף ( אנחנו מטיפים ל"משרד ללא נייר" ולכן נמליץ שלא לבצע הדפסה – זה מיותר אבל קיים למי שבכל זאת מתעקש…).

 

דוח קבלות

תפריט ראשי > דוחות > דוחות למסמכים > דוח קבלה

ראה הסבר להפקת דוח חשבוניות מס.

דוחות למסמכים נוספים – חשבונית מס זיכוי ,חשבונית מס קבלה , דוח חשבונות עיסקה ללקוח

ראה הסבר להפקת דוח חשבוניות מס.

 

דוחות סיכום

דוח לקוח

מסך ראשי > דוחות > דוחות סיכום > דוח לקוח

ניתן לראות כרטיס לקוח מסוים או להפיק לכלל הלקוחות.

הכרטיס הלקוח ניתן לראות את כל המנכים שהופקו לו ומה יתרת הלקוח במערכת.

מדוח זה ניתן לראות גם את כל המסמכים הכלולים בו.

הדוח ניתן גם להדפסה.

יתרת החשבון של הלקוח מורכבת מסך החיובים בהתאם לחשבוניות מס שהופקו ללקוח , בהפחתת התקבולים ששילם והזיכויים שהופקו.

ההבדל בדוח לקוח בין משתמש על בסיס מזומן לבין משתמש על בסיס מצטבר נעוץ בעובדה שאצל במשתמש על בסיס מצטבר יתרת החובה של הלקוח תושפע מחשבוניות מס שהופקו לו ואילו במשתמש על בסיס מזומן תושפע יתרת החובה מחשבונות עסקה שהופקו ללקוח.

 

אפשרות לעדכן יתרה בכרטיס לקוח

לפעמים יש צורך לבצע עדכון או תיקון יתרת כרטיס של לקוח מכל מיני סיבות כגון יתרת פתיחה ממערכת ניהול קודמת , ביטול הפרשים וכדומה – ניתן לבצע זאת על ידי פעולת איזון ללא צורך בהפקת מסמך כלשהו – פעולה שכזו לא תשפיע על ספרי החשבונות של העסק והיא נעשית לצורך פנימי בלבד על מנת להעמיד את יתרת כרטיס הלקוח על היתרה הרצויה למשתמש. לביצוע פעולה כזו – תפריט ראשי עליון (יש הבדל בין תפריט ראשי עליון לבין התפריט הראשי המוצג במרכז המסך) > הפקת מסמכים > איזון יתרה ללקוח
לאחר בחירת הלקוח יש לבחור את סוג הפעולה – זכות או חובה.
פעולת חובה תחייב את יתרת הלקוח
פעולת זכות תזכה את כרטיס הלקוח,

 

דוח גבייה

מסך ראשי > דוחות > דוחות סיכום > דוח גבייה

דוח על פי חתך לקוחות המראה את רשימת החשבוניות ללקוח ,סכום התשלום בגין כל חשבונית ואת סטטוס החשבונית – פתוחה או חשבונית שזוכתה.

במידה וקיימות בדוח חשבוניות פתוחות אבל למעשה שולם בגינן כל הסכום – המשמעות היא שבעת הפקת הקבלה לא בוצעה סגירה של החשבונית.

ניתן לסגור את החשבוניות הפתוחות על ידי הפקת דוח חשבוניות פתוחות ושם לבצע סגירה שלהן, ראה הסבר להלן:

 

חשבונות פתוחים

מסך ראשי > דוחות > דוחות סיכום > חשבונות פתוחים

דוח זה מראה את החשבונות הפתוחים שטרם שולמו – דוח זה ניתן להפקה בגין חשבוניות מס או קבלות שלא יוחסו לחשבוניות.

דרך דוח זה ניתן לאלץ סגירת חשבונות כך שלא יופיעו יותר וזאת , מסיבות שונות כגון , לא בוצעה סגירת החשבונית בעת הפקת הקבלה ( הופקה קבלה ללא חשבונית ) וכדומה.

את הסגירה יש לבצע על ידי סימון החשבוניות לסגירה ולאחר מכן ללחוץ על "סגור חשבונות פתוחים".

כך גם ניתן לסגור קבלות "בלתי מיוחסות".

 

הכנסות לפי פריטים

דוח ניהולי המראה את סכומי ההכנסה לפי פריטים על פי חתך תאריכים ( בתנאי שהחשבוניות שהופקו כללו פריטים מתוך מערכת ניהול הפריטים).

דוח ניהולי חשוב שניתן לייצוא לאקסל.

טיפ – הדוח כולל שדה פרטים ולכן אם ירשמו פרטים משמעותיים בשדה פרטים בכל הפקת חשבונית , ניתן למיין את הדוח באקסל על פי שדה פרטים.

 

סיכום לחשבון

דוחות סיכום אינפורמטיביים להכנסות ותקבולים על פי חתך תאריכים.

 

הפקת חשבונית אוטומטית עבור תקבולים דחויים

הפקת מסמכים > הוראת קבע קבוצתית > הפקת חשבונית לקבלות שהופקו
עסק אשר עובד בשיטת מזומן ורשאי להפיק חשבוניות על פי מועדי הפירעון של התקבולים יכול לחסוך זמן על ידי הפקת קבלה אוטומטית בגין תקבולים על פי מועדי הפירעון, כגון גני ילדים , בעלי מקצועות חופשיים וכל עסק אחר שנותן שירותים על בסיס חודשי קבוע ומקבל תשלום בשקים דחויים או בכרטיס אשראי בתשלומים. בשלב ראשון ובאופן שוטף יש להפיק קבלה לכל לקוח אשר מסר שקים דחויים או כרטיס אשראי בתשלומים ולאחר מכן בכל תחילת חודש (או בסופו) ניתן להפיק בקליק אחד חשבונית מס לכל הלקוחות ולכל השקים על פי מועד פירעון נבחר ,לדוגמא-סוף החודש הנוכחי.
לביצוע- מסך ראשי עליון > הוראת קבע קבוצתית > הפקת חשבוניות לקבלות שהופקו > סמן תאריך אחרון להפקה (סוף החודש הנוכחי) > סמן : כל הלקוחות > בחר אמצעי תשלום ואשר. עם האישור , יופקו חשבוניות מס בגין כל התקבולים שזמן פירעונם חל בסוף החודש הנוכחי. יש לחזור על הפעולה לכל אמצעי תשלום.
לאחר מכן יש לגשת להפקת דוח חשבוניות ולבחור חתך תאריכים של החודש הנוכחי – יש להפיק את הדוח ולסמן את כל הרשימה על ידי הקלקה על הכפתור המתאים בתחתית הדף ולסמן "שלח מסמכים מסומנים למייל" – כל הלקוחות יקבלו את החשבונית למייל .
כך נחסך זמן רב אשר היה נחוץ להפקת חשבונית אחת לכל תקבול וכמובן נחסכו גם הוצאות הדפסה ומשלוח החשבוניות ללקוחות בדואר בסכום של כ – 3 ש"ח לכל חשבונית.
ראה בעניין זה מאמר באתר – בלשונית "על המערכת" בקישור על מסמכים ממוחשבים, הוראות ניהול ספרים ואינטרנט

 

ביטול מסמכים שונים

ביטול חשבונית מס – יש להפיק חשבונית מס זיכוי בתפריט הפקת מסמכים ולסמן את האופציה – זיכוי לחשבונית מס
ביטול קבלה – יש להפיק שוב קבלה זהה עם מינוס בסכומים
ביטול חשבונית מס קבלה – יש להפיק חשבונית מס זיכוי בתפריט הפקת מסמכים ולסמן את האופציה – זיכוי לחשבונית מס קבלה
ביטול חשבונית מס קבלה ללקוח כללי – תפריט ראשי > הפקת מסמכים > הפקת מסמכים ללקוח כללי > הפקת זיכוי ללקוח כללי

הלקוחות שלכם יכולים להוריד בעצמם את החשבוניות (וכל שאר המסמכים) שהפקו להם קיימת אפשרות לשלוח ללקוח קישורית בעזרתה הלקוח יכול לגשת אל התוכנה ולהדפיס או לראות את כל סוגי המסמכים שהופקו לו על ידכם – כמובן שמדובר רק במסמכים שהופקו ללקוח ספציפי ולמותר לציין שמדובר בלקוח בעל כרטיס לקוח במערכת ולא לקוח כללי.
הקישורית נמצאת גם במייל הכולל את החשבוניות שנשלחות ללקוח ובנוסף ניתן לשלוח אליו קישורית כלהלן:
ניהול לקוחות > חיפוש לקוח > בחירת הלקוח > בתחתית רשומת הלקוח > שלח ללקוח קישורית אל ארכיב המסמכים האלקטרוניים
לחיצה על קישורית זו תישלח אל הלקוח קישור דרכו יוכל להיכנס אל החשבון שלו ולהפיק בעצמו את המסמכים אותם הוא צריך מבלי להטריח אותך
גם כאן , כמו תמיד , אנו דואגים ליעילות וחסכון שנובעים משימוש שרות הפקת החשבוניות שלנו.

 

הפקת חשבונית קבוצתית

אחת הפעולות האוטומטיות שהמערכת מאפשרת (למיטב ידיעתנו אין אפשרות לבצע זאת בתוכנות אחרות) היא הפקת חשבונית קבוצתית. משמעות הפעולה הזו היא הפקת חשבונית במבנה אחיד וזהה לקבוצה של לקוחות – ולא משנה כמה לקוחות נמנים עם אותה קבוצה. לדוגמא , עסק אשר מחייב את לקוחותיו בדמי מנוי קבועים מידי חודש או גן ילדים אשר מחייב את הלקוחות בכל חודש בסכום דומה . ניתן על ידי פעולה זו להפיק פעם אחת חשבונית מס לכל הקבוצה ומה שיקרה הוא , שתופקנה חשבוניות לכל הלקוחות,לכל לקוח תופק חשבונית אחת עם מיספור עוקב ולא משנה כמה לקוחות יהיו באותה קבוצה. ניתן להפיק גם מאות או אלפי חשבוניות בקליק אחד – חסכון עצום בזמן.
במידה וקיימים מספר סוגי מחירים לאותו שירות , ניתן להקים מספר קבוצות , קבוצה לכל מחיר , ולהפיק חשבונית אחת לכל קבוצה באותה דרך שתוארה לעיל לביצוע תפריט ראשי עליון > הוראת קבע קבוצתית > הפקת מסמכים לקבוצה > הקם וערוך שם קבוצת לקוחות > הוסף לקוחות לקבוצה > הפק חשבונית מס או חשבונית עסקה לקבוצה

 

הפקת חשבונית/ חשבונית קבלה מתוך חשבון עסקה

ניתן להפיק חשבונית מס או חשבונית מס קבלה ללקוח שהופקה לו חשבונית עסקה על ידי כך שבמסך הפקת המסמך , משחזרים את חשבון העסקה והופכים אותו לחשבונית מבלי שיהיה צורך להקליד שוב את כל הפרטים לביצוע הפקת מסמכים > הפקת מסמכים ללקוח > הפקת חשבונית מס > בחר לקוח ואשר > בחר את חשבון העסקה ( בחלק העליון של המסך) > לחץ על "טען חשבון עסקה > השלם את מהלך ההפקה.

 

גיבוי מסמכים

מתחת לתפריט הראשי קיימת אפשרות לבצע גיבוי בכל זמן לכל המסמכים על פי הגדרות המשתמש.ניתן לגבות את כל המסמכים בגין כל הלקוחות או רק את חלקם על פי בחירה.

 

שמירת מסמכים כקבצים ללא הדפסה – "משרד ללא נייר"

המערכת, כפי שאתם ודאי יודעים – מאפשרת לשלוח את כל המסמכים החשבונאיים ללקוחות במייל ובכך לחסוך עלויות רבות (לחץ כאן למאמר באתר על החיסכון הנובע ממשלוח חשבוניות במייל ) משתמשים רבים אינם מודעים לכך כי החוק מאפשר לשמור מסמכים חשבונאיים הנושאים חתימה אלקטרונית – על גבי מדיה מגנטית ללא צורך בהדפסתם,אי לכך הרי שניתן לשמור את כל המסמכים המופקים על ידי התוכנה – חשבוניות , קבלות וכדומה – על המחשב כלהלן בכל פעם שמופק מסמך על ידי המערכת ניתנת כברירת מחדל האפשרות לשלוח את המסמך לעצמנו – לכן , נשלח את המסמך לעצמנו בנוסף על המשלוח ללקוח ו/או לרשימה שניתן להגדירה בשלב הזה , ונשמור אותו באחת מ 2 אפשרויות : או לתוך מחיצה שנגדיר במחשב או בתוך תוכנת הדואר ונמיין את המסמכים בתיקיות נפרדות לכל סוג , חשבוניות , קבלות וכדומה כך נמנע מעצמנו את הצורך להדפיס את המסמכים ולשמור אותם בקלסר על המדף – זה מיותר וחסר ערך לחלוטין , פעולה זו חוקית גם לעניין מס הכנסה ואם רוצים להעביר את המסמכים אל מנהל החשבונות ניתן לבצע זאת גם כן בקלות – תנו למנהל החשבונות שם משתמש וסיסמא והוא כבר יסתדר בעצמו , או לחילופין שילחו אליו רשימה מרכזת של כל סוג מסמך – ניתן להפיק רשימה כזו מתוך תפריט דוחות.
אפשר עוד לציין כי שמירת מסמכים שכזו תגביר את ביטחונכם לעניין גיבוי כל מסמכי המערכת – לקוחות רבים שואלים וכאן המקום להזכיר כי אנו ממליצים מאד לשמור את כל המסמכים המופקים על ידי המערכת בצורה האמורה לעיל , למרות שאנו מגבים בגיבוי חם את כל המערכת הן בחוות השרתים ובנוסף מתבצע גיבוי יומי של כל בסיס הנתונים על ידי משלוח קובץ הנתונים לשרת שנמצא בחוות שרתים אחרת.

 

סליקת אשראי

אני מספקים שרותי סליקת אשראי והפקת חשבונית אוטומטית לאתרי אינטרנט ברשותנו טופס בלעדי לביצוע סליקה וחשבונית במקביל כמו גם חיוב הוראת קבע בכרטיס אשראי עם הפקת חשבונית אוטומטית– לקבלת פרטים יש לפנות אלינו.

 

הפקדות והחזרת המחאות ללקוח

המערכת מבצעת הפקדות לבנק של כל סוגי התקבולים – מזומנים , שקים , העברות בנקאיות , כרטיסי אשראי.

לניהול הקופה על ידי המערכת יש להגדיר חשבונות בנק וחברות אשראי.

מסך ראשי > ניהול קופה > ניהול כרטיסים

יש לבחור את סוג הכרטיס ולפתוח חשבון מתאים , יצוין כי קיים סנכרון בחשבונות הנ"ל עם מערכת הנהלת חשבונות שלנו באינטרנט UCAN2 כך שכל חשבון שיפתח במערכת , יפתח במקביל גם במערכת הנהלת החשבונות במידה והמשתמש מנהל את חשבוניות במערכת הנהלת החשבונות הנ"ל.

כמובן שכל תנועה שתיווצר בעקבות הפקדה וכדומה – תקבל ביטוי אוטומטי במערכת הנהלת חשבונות UCAN2.

 

ביצוע הפקדה

מסך ראשי > ניהול קופה > הפקדה

יש לבחור חתך תאריכים , לסמן את התקבולים המועמדים להפקדה ולהפיק את הטופס.

 

החזרת המחאה ללקוח

מסך ראשי > ניהול קופה > החזרת המחאה
יש לבחור כלהלן , אולם יש להגדיר אם המסמך המבוקש להחזרה כבר הופקד או לא.

 

חיוב לקוחות בריטיינר חודשי

ניתן להפיק אחת לתקופה חיוב לקוחות בסכום ריטיינר חודשי.
מסך ראשי > ניהול לקוחות > ריטיינר
יש לבחור את החודש לחיוב וללחוץ על הפקת חשבוניות עסקה ללקוחות בריטיינר חודשי כל הלקוחות שהוגדרו כלקוחות ריטיינר ונרשם להם בשדה ריטיינר סכום – יחויבו בסכום זה ובפרטים יופיע חודש החיוב ופרטי החיוב כפי שהוגדרו ברשומת הלקוח.

 

שעון נוכחות

שעון נוכחות און ליין הינו "שעון נוכחות" וירטואלי הנמצא ברשת האינטרנט. העובד אשר מגיע לעבודה "מתייצב" על ידי כניסה לשעון הוירטואלי דרך רשת האינטרנט לכתובת (url) בה נמצא השעון ומקיש שם משתמש וסיסמא – מכך מתבצעת הכניסה לעבודה. בסוף היום העובד מבצע "יציאה" מהעבודה גם כן דרך רשת האינטרנט באותה צורה בה נכנס – פעולה זו באה להחליף את התייצבות העובד על ידי העברת כרטיס מגנטי או החתמת השעון הפיזי.

 

בסוף החודש ניתן להפיק דוחות על פי חתכים שונים כולל סיכום שעות לכל עובד. בדוח זה ניתן לראות את כתובת ה IP ממנה התייצב העובד , כך שניתן לשלוט גם במקום התייצבותו של העובד לעבודה. העובד יכול לרשום הערות בכל פעם שהוא יוצא מהעבודה – הן לצרכיו והן לצרכי המעסיק או מנהל הרשת. הערות אלו יופיעו בדוח ריכוז השעות אותו יפיק המעסיק. הגישה לדוחות ולניהול המערכת מוגנת בסיסמא והיא ניתנת לביצוע אך ורק מתוך המסך הראשי של תוכנת החשבוניות invoice4u , כך שרק המעסיק או מורשה מטעמו יכול לגשת למערכת הניהול, ממנה ניתן להפיק דוחות או לבצע עריכת רשומות של כניסה ויציאת עובדים במקרה של טעויות ושיבושים. כל עריכה כזו תותיר עקבות ע"י צביעת הרשומה בדוח החודשי. המשתמש במערכת שעון נוכחות אונליין , אינו צריך לרכוש שעון נוכחות פיזי , תוכנה או כרטיסים מגנטיים.השימוש כרוך בתשלום נמוך וההוצאה תכוסה מיידית עם החיסכון שינבע למשתמש בכוח האדם המושקע באיסוף השעות.

 

איסוף שעות לפי פרויקטים/לקוחות

ניתן לייחס התייצבות בעובד לפרויקט או ללקוח במעמד התייצבות העובד וכן , לבצע התייצבות לפרויקט אחר בכל שלב , כך ניתן לקבל בסוף החודש סיכום שעות שהושקעו בכל פרויקט או לקוח. המערכת מאפשרת לייחס פרויקטים מסוימים לעובדים ספציפיים (בהגדרה על ידי מנהל המערכת) או לאפשר שיוך כל הפרויקטים לכל העובדים כך שהעובד יוכל לבצע "התייצבות" לכל אחד מהפרויקטים או הלקוחות. יחוס פרויקטים לעובדים ימנע טעויות של התייצבות לא נכונה ורישום שעות מוטעה וכך כל עובד יוכל לבצע התייצבות אך ורק לפרויקטים או ללקוחות בהם הוא מטפל.
לדוגמאות ותפעול.

לקבלת הסבר ופרטים מיועץ מקצועי