רואה חשבון אונליין

איך מנהלים את החשבונות של העסק בלי להעביר קלסרים, להגיע לפגישות במשרד ולחכות לסוף החודש כדי להבין מה קרה?  רואה חשבון אונליין מאפשר לבעלי עסקים לבצע חלק גדול מההתנהלות החשבונאית והפיננסית באופן דיגיטלי, מכל מקום שבו יש חיבור לאינטרנט, תוך שמירה על ליווי מקצועי. המשמעות אינה בהכרח שהטיפול האנושי נעלם או שתוכנה מחליפה את רואה החשבון. להפך: במודל נכון, הטכנולוגיה מטפלת בהעברת המידע ובפעולות השוטפות, ואנשי המקצוע מספקים בדיקה, הכוונה, טיפול בדיווחים וייעוץ. כך, למשל, בשיטת העבודה של UCAN2 בעל העסק רושם את ההכנסות וההוצאות ומבצע את הגשת הדיווחים התקופתיים, בעוד אנשי המקצוע בודקים את הרישומים, מסייעים בהתנהלות מול הרשויות ומטפלים בין היתר בדוח השנתי ובנושאי מס. עבור עצמאים וחברות, היתרון המרכזי הוא האפשרות לנהל את הצד החשבונאי כחלק מהפעילות השוטפת של העסק ולא כמשימה שמצטברת לסוף החודש או לסוף השנה.

מה זה רואה חשבון אונליין ומה בעצם מתבצע באינטרנט?

המושג רואה חשבון אונליין מתייחס למודל שירות שבו התקשורת, העברת המסמכים וחלק משמעותי מתהליכי הנהלת החשבונות והטיפול החשבונאי מתבצעים באמצעים דיגיטליים. במקום להביא חשבוניות וקבלות פיזיות למשרד, ניתן להזין או להעלות אותן למערכת, ובמערכות מסוימות אף להשתמש בטכנולוגיית OCR לפענוח נתונים ממסמכים. גם הפקת מסמכים, מעקב אחר הכנסות והוצאות וקבלת מידע על פעילות העסק יכולים להתבצע באמצעות מערכת מקוונת. חשוב להבדיל בין תוכנה עצמאית להנהלת חשבונות לבין שירות הכולל רואה חשבון דיגיטלי. תוכנה היא כלי טכנולוגי, ואילו השירות המקצועי כולל אנשי מקצוע שבודקים את הנתונים, מסייעים בדיווחים ומעניקים ייעוץ בהתאם למסלול השירות. ב-UCAN2, לדוגמה, המודל משלב מערכת להנהלת חשבונות באינטרנט עם צוות הכולל רואי חשבון, מנהלי חשבונות ויועצי מס. השילוב הזה חשוב מפני שהמטרה אינה רק "להכניס חשבוניות למערכת", אלא לנהל מידע חשבונאי בצורה מסודרת ובהתאם לחובות החלות על העסק.

איך מעבירים חשבוניות ומסמכים לרואה חשבון אונליין?

אחד ההבדלים המעשיים ביותר בין התנהלות מסורתית לבין הנהלת חשבונות מקוונת הוא אופן הטיפול במסמכים. בעבודה דיגיטלית אין צורך להמתין להצטברות של מעטפות, קבלות וחשבוניות כדי להעביר אותן פיזית למנהל החשבונות. בעל העסק יכול לרשום הוצאות והכנסות באופן שוטף ולהעלות מסמכים למערכת. ב UCAN2- קיימת גם אפשרות, בתוספת תשלום, לסיווג חשבוניות, הוצאה באמצעות OCR וכן סנכרון הכנסות עבור לקוחות invoice4u . מבחינה מעשית, היתרון אינו מסתכם בחיסכון בנייר: כאשר המידע מוזן במהלך החודש, קל יותר לשמור על סדר ולצמצם מצב שבו מסמך נשכח או מתגלה רק בעת הכנת הדוח השנתי. עם זאת, דיגיטציה אינה פוטרת את בעל העסק מאחריות לניהול מסמכים בהתאם לדין ולהוראות ניהול הספרים החלות עליו.

מי אחראי על הדיווחים למע"מ, למס הכנסה ולביטוח לאומי?

זו אחת השאלות החשובות שצריך לשאול לפני שבוחרים שירות אונליין, משום שאין מודל עבודה אחיד לכל הספקים. יש שירותים שבהם משרד רואה החשבון מבצע כמעט את כל הפעולות עבור הלקוח, ולעומתם מודלים שבהם בעל העסק מבצע פעולות מסוימות בעצמו ומקבל ליווי ובקרה מקצועיים. בשיטת UCAN2 בעל העסק אחראי לרישום ההכנסות וההוצאות ולהגשה ולתשלום אונליין של הדוחות התקופתיים לרשויות המס, בעוד הצוות המקצועי מסייע בהגשת הדוחות והתשלומים, בודק את רישומי ההכנסות וההוצאות ומטפל בשירותים נוספים בהתאם לצורך. השירות כולל בין היתר עריכת דוח שנתי למס הכנסה, תכנון מס, עריכת תלושי שכר וטיפול בתהליכים מול רשויות המס. לכן, לפני הצטרפות לכל שירות של רואה חשבון אונליין, חשוב לברר במפורש מי מבצע כל פעולה. אל תניחו שהמילה "אונליין" פירושה שכל הדיווחים מתבצעים אוטומטית עבורכם. האחריות וחלוקת העבודה צריכות להיות ברורות כבר בתחילת ההתקשרות.

האם צריך בכלל להיפגש עם רואה החשבון?

ברוב הפעילות השוטפת אין הכרח שהעבודה הדיגיטלית תהיה תלויה בפגישה פיזית. שאלות, העברת מידע, בדיקת רישומים והכוונה יכולות להתבצע מרחוק, ולכן המודל מתאים במיוחד לעצמאים שאינם רוצים שהמיקום הגיאוגרפי של משרד רואה החשבון יכתיב את הבחירה שלהם. עם זאת, שירות אונליין טוב אינו אמור להפוך את הקשר עם איש המקצוע לקשר עם מערכת אוטומטית בלבד. לעיתים נדרש דיון מקצועי סביב פתיחת עסק, שינוי במבנה הפעילות, העסקת עובד, גידול משמעותי במחזור או תכנון מס. במקרים כאלה הערך נמצא דווקא ביכולת לקבל מענה מאיש מקצוע שמכיר את הנתונים. לכן השאלה שכדאי לשאול אינה רק "האם אצטרך להגיע למשרד?", אלא "מי יהיה זמין כאשר תתעורר שאלה מקצועית?". ב UCAN2- ניתן ליווי של אנשי מקצוע לצד השימוש במערכת, והמענה המקצועי הוא חלק מהמודל. עבור בעל עסק, זה ההבדל המהותי בין שימוש בתוכנה בלבד לבין עבודה עם רואה חשבון דיגיטלי במסגרת שירות מקצועי.

איך נראה חודש טיפוסי של עסק שמתנהל אונליין?

ניקח לדוגמה עצמאי שמעניק שירותים מקצועיים. במהלך החודש הוא מפיק מסמכים עבור לקוחותיו ורושם את הכנסותיו. במקביל הוא מקבל חשבוניות וקבלות על הוצאות עסקיות ומזין אותן באופן שוטף במקום לשמור הכול לטיפול מרוכז בסוף התקופה. הנתונים מצטברים במערכת וניתן לעקוב אחר תמונת ההכנסות וההוצאות. ב UCAN2- אנשי הנהלת החשבונות בודקים את הרישומים באופן שוטף במטרה למנוע טעויות, ובמועד הדיווח בעל העסק יכול לקבל סיוע בהגשת הדוחות והתשלומים התקופתיים. לקראת הדוח השנתי נבדקת שלמות הרישומים והתאמתם לצורכי הדיווח, והדוח נערך על ידי אנשי המקצוע. התהליך ממחיש את אחד היתרונות של רואה חשבון אונליין:  העבודה החשבונאית הופכת מתהליך שמתרחש בדיעבד לתהליך רציף. הדבר אינו מבטל את הצורך של בעל העסק להיות מעורב, אבל הוא מאפשר לו לדעת במהלך השנה היכן הדברים עומדים במקום לגלות מידע משמעותי רק עם הכנת הדוח השנתי.

רואה חשבון אונליין לעומת רואה חשבון מסורתי – מה באמת ההבדל?

ההבדל המרכזי אינו ברמת המקצוע או בחוקי המס החלים על העסק, אלא בדרך שבה השירות ניתן והמידע עובר בין הצדדים. גם בעבודה דיגיטלית העסק כפוף לאותן הוראות רלוונטיות של מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי. ההבדל הוא שבתהליך מסורתי חלק מהעבודה עשוי להתבסס על העברת חומר למשרד ותקשורת שאינה מחוברת ישירות למערכת שבה מנוהלים הנתונים. במודל מקוון בעל העסק יכול להיות מעורב יותר ברישום ובמעקב השוטף, בעוד המידע נגיש לטיפול מקצועי מרחוק. למודל כזה עשוי להיות גם יתרון מבחינת עלויות כאשר הטכנולוגיה מייעלת תהליכים, אך אין להניח ששירות מקוון יהיה תמיד זול יותר: המחיר תלוי בסוג העסק, היקף הפעילות והשירותים הכלולים.

למה תכנון מס חשוב גם כשהנהלת החשבונות מתנהלת דיגיטלית?

אחת הטעויות האפשריות היא לחשוב שהיתרון המרכזי של שירות דיגיטלי הוא רק קליטת חשבוניות במהירות. בפועל, ניהול חשבונות הוא בסיס לקבלת החלטות רחבות יותר. תכנון מס חוקי בוחן את נתוני העסק ואת מצבו של בעליו במטרה לנצל זכויות והטבות המגיעות לו ולהימנע ככל האפשר מתשלומי יתר או מהפתעות הנובעות ממקדמות שאינן מתאימות לפעילות בפועל. UCAN2 מציינת כחלק מהשירות בדיקות שוטפות של המקדמות ותכנון מס בהתאם למצבו האישי והעסקי של הלקוח. כאן בולט שוב ההבדל בין מערכת טכנולוגית לבין שירות מקצועי: המערכת מרכזת את המידע, אבל ניתוח המשמעות של הנתונים דורש ידע מקצועי. מידע עדכני על תשלומים וזכויות לעצמאים ניתן למצוא גם באתר המוסד לביטוח לאומי ובאתר רשות המיסים. כאשר מתקבלת החלטה בעלת השלכות מס משמעותיות, נכון לבחון אותה עם איש מקצוע לפני ביצועה ולא רק לאחר שהעסקה כבר הושלמה.

האם רואה חשבון אונליין מתאים גם לחברה בע"מ?

כן, אך ניהול חברה שונה מהותית מניהול חשבונות של עצמאי, ולכן חשוב לבחור מסלול שמותאם לחברות ולא להסתפק במערכת בסיסית לרישום הכנסות והוצאות. חברה בע"מ נדרשת בדרך כלל למערכת חשבונאית מורכבת יותר ולשירותים נוספים בהתאם לפעילותה. ב- UCAN2 מפעילה מסלול ייעודי לחברות בע"מ הכולל מנהל חשבונות אונליין וליווי מקצועי שוטף, לרבות סוגיות מס. עבור חברה, היתרון של מערכת מקוונת הוא האפשרות לשמור את המידע הפיננסי נגיש ועדכני יותר ולהיות עם "יד על הדופק" לאורך השנה. יחד עם זאת, ככל שהחברה גדלה, מעסיקה עובדים, מבצעת עסקאות מורכבות או פועלת במספר תחומים, כך חשוב יותר לוודא שהשירות שנבחר נותן מענה לרמת המורכבות שלה. השאלה אינה האם אפשר לנהל חברה אונליין, אלא האם השירות המקוון שנבחר כולל את המעטפת החשבונאית והמקצועית שהחברה הספציפית צריכה.

אז איך בוחרים רואה חשבון אונליין שמתאים לעסק?

הבחירה הנכונה מתחילה בהבנת חלוקת האחריות. בדקו מי מזין את הנתונים, מי בודק אותם, מי מטפל בדוח השנתי, כיצד מקבלים סיוע בדיווחים התקופתיים ומה קורה כאשר מתעוררת בעיה מול רשות המיסים. לאחר מכן כדאי לבדוק האם קיימת תמיכה אנושית, מי אנשי המקצוע שמאחורי השירות, אילו שירותים כלולים במחיר ואילו כרוכים בתשלום נוסף. חשוב גם לבחון את המערכת עצמה: האם ניתן להשתמש בה בקלות, להעלות מסמכים מהטלפון, לעקוב אחר הכנסות והוצאות ולהפיק את המידע הדרוש לניהול העסק. UCAN2 פועלת משנת 2005 ומיישמת מודל המשלב ניהול חשבונות עצמי באינטרנט עם בדיקה וליווי מקצועיים. בסופו של דבר, היתרון של רואה חשבון אונליין אינו בכך שהטכנולוגיה מחליפה את אנשי המקצוע, אלא בכך שהיא יכולה לחבר בין בעל העסק, המידע הפיננסי ואנשי המקצוע בצורה רציפה ונגישה יותר. עבור עסק שרוצה לנהל את החשבונות מכל מקום, לשמור על מעורבות בנתונים ולקבל במקביל מעטפת מקצועית, זהו מודל שכדאי להכיר.

שאלות נפוצות