כל מה שצריך לדעת על פתיחת עסק

מאת מאיר לירז ( ראה גם: "האם גם אתה עושה שגיאות נפוצות אלה בניהול העסק שלך")

לפניך מדריך מפורט אשר נועד לעזור לך בהקמת עסק חדש. מדריך זה מתייחס לעסק נותן שירותים אך הוא יכול לתת רעיונות וחומר למחשבה גם אם אתה מקים עסק אחר. מדריך זה כולל שילוב של דברי הסבר לתכנון העסק והצעות לאיסוף וניתוח נתונים ספציפיים.

שיווק

אחד התחומים החשובים בפעילות העסק הינו תחום השיווק, שיווק מוצלח מתחיל בך, בעל העסק והמנהל. עליך להכיר היטב את המוצרים שהנךמוכר ואת הרצונות והצרכים של לקוחותיך. דברי ההסבר וניירות העבודה שיובאו להלן יעזרו לך לפתח תוכנית שיווק עבור העסק שלך.

קביעת פוטנציאל המכירות

כאשר המדובר בעסק נותן שירותים, פוטנציאל המכירות יהא תלוי במהות האזור אותו הנך משרת. דהיינו כמה לקוחות באזור זה זקוקים לשרות שלך? האם לקוחותיך הנם בתי מלאכה ומפעלי תעשיה? בתי מסחר ומשרדים? צרכנים פרטיים? או אולי כולם גם יחד?

כאשר אתה בוחר במיקום לעסק, עליך להתחשב במהות השרות שאתה נותן. אם השרות כרוך באיסוף ובמשלוח דברים מהלקוחות ואל הלקוחות, אזי יהא עליך לבחור מיקום שזמן הנסיעה אליו קצר. או, אם סוג השרות הוא כזה שהלקוחות באים אליך, המיקום צריך להיות בעל גישה נוחה וקל לאיתור.

עליך לבחור מקום אשר מציע את מירב האפשרויות להיות רווחי. להלן מספר נקודות שיעזרו לך לשקול את המיקום המתאים ביותר לעסק:

  • מה גודל האוכלוסייה באזור? האם האוכלוסייה נמצאת במצב של גידול או שמא קימת בריחת אוכלוסייה מהאזור?
  • מהו הרכב האוכלוסייה באזור מבחינת גיל, תעסוקה, הכנסה ממוצעת וכו'?
  • מהו מספר העסקים המתחרים בך המצויים באזור?
  • האם יש תקנות ודרישות רישוי מיוחדות לגבי האזור?
  • מהו סוג האזור: תעשייתי? מסחרי? אזור מגורים?

שורת השאלות הבאות תעזורנה לך למקד עוד יותר את שאלת מיקום העסק

  • האם הלקוחות מגיעים אליך לקבלת השרות?
  • כמה שטח אתה צריך לעסק?
  • האם קימת אפשרות שיהא עליך להרחיב את העסק בעתיד?
  • האם דרושים לך מתקנים מיוחדים בתחום: הכוח והתאורה? האוורור? ההסקה?
  • האם יש מקומות חניה במספר מספיק?
  • האם קימת תחבורה ציבורית נוחה לאזור?
  • האם עליך לאסוף ולשלוח מאת הלקוחות ואל הלקוחות?
  • האם המקום מרוחק מהלקוחות?
  • אם אתה בוחר במיקום מרוחק, האם החסכון בדמי שכירות מתקזז כנגד חוסר הנוחיות שבריחוק?
  • אם אתה בוחר במיקום מרוחק, האם לא יהא עליך להוציא יותר על פרסום כך שזה יקזז את החסכון בדמי שכירות?
  • אם אתה בוחר במיקום מרוחק האם הלקוחות יהיו מסוגלים לאתר את מקום העסק?
  • האם ניתן להשיג את כוח האדם הדרוש באזור?
  • האם תקנות רישוי עסקים באזור מתירות קיום עסק מסוג העסק שלך?

כתוב על נייר עבודה היכן החלטת למקם את העסק וציין מהן הסיבות שהניעו אותך לבחור במיקום מסוים זה

אני מתכוון למקם את העסק ב- _____ מן הסיבות הבאות:

האם האזור בו הנך מתכוון לפעול ניתמך ע"י עורף כלכלי חזק? למשל, האם יש בסביבה מפעלי תעשיה? האם עסקים התחסלו לאחרונה באותו אזור? האם עסקים חדשים מתוכננים לקום באותו אזור?
כתוב את דעתך על העורף הכלכלי של האזור ונמק:

  • האם יהא עליך לבנות ולשפץ?
  • האם תוכל להשיג לכך מימון ורשות הבעלים?
  • האם בכוונתך לשכור את המקום?
  • מהם תנאי השכירות?
  • האם הבניין במצב טוב?
  • האם יש צורך לבצע תיקונים ושיפוצים?
  • מהי עלות השיפוצים והתיקונים? איזה שירותים נותן בעל הבית? (שירותי ניקיון?)

מה היקף התחרות לה אתה צפוי באזור

  • מספר העסקים הנותנים שרות כמו שלי
  • האם האזור מכוסה מבחינת המתחרים?
  • כמה מן העסקים המתחרים נראים משגשגים?
  • האם יש למתחרים יתרונות נראים לעין על פני?
  • מה מן המתחרים נראים כאילו הם "מתקיימים בקושי"?
  • כמה עסקים דומים לשלי התחסלו באזור בזמן האחרון?
  • האם תוכל לגלות מה סיבת הכישלון של עסקים אלה?
  • כמה עסקים חדשים מהסוג שלי נפתחו בזמן האחרון באזור?
  • פרט את הסיבות לדעתך זו

משיכת לקוחות לעסק
לאחר שפתרת את שאלת מיקום העסק, אתה מגיע להיבט נוסף בתחום השיווק והוא: איך למשוך לקוחות לעסק? כיצד לגרום ללקוחות להעדיף אתהעסק שלך על פני המתחרים? היבט זה של השיווק הינו ההיבט שבו בעלי עסק רבים מגלים את היתרון היחסי שלהם על פני המתחרים, על מנת לבנות את היתרון היחסי שלך עליך לשקול את התחומים הבאים: תדמית, מדיניות השרות ללקוח ופרסום.\

 

תדמית
לכל עסק נוצרת תדמית מסוימת, בין אם בעל העסק ער לכך או לא. הדרך שבה אנשים יתייחסו אל העסק שלך תושפע מן הדרך שבה תנהל את העסק, כאשר אנשים מגיעים לעסק שלך לקבל את השרות אותו אתה מספק, מידת הניקיון של הרצפות, הדרך שבה אתה מתייחס אל הלקוחות ואיכות העבודה יקבעו את התדמית של העסק שלך. אם השרות אותו אתה מספק הינו מסוג השרות הניתן אצל הלקוחות התנהגות עובדיך היא שתקבע את התדמית שתיוחס לעסק שלך. יחס נעים, אדיב, הוגן ושרות יעיל לפני ואחרי המכירה יעזרו להפוך לקוחות מרוצים לאמצעי הפרסום הטוב ביותר עבורך. אם כן, אתה קובע את התדמית שתיווצר לעסק שלך, ללא הבדל איזה תדמית אתה מתכוון לבנות לעסק שלך בנה תדמית מודגשת כך שתוכל להשתמש בה בפרסומיך. למשל – "שרות עם חיוך" הינה תדמית מקובלת לעסק שירותים.

 

כתוב כאן מהי התדמית שאתה מתכנן לבנות לעסק שלך:
____________________________________
____________________________________

 

תמחיר

קביעת המחירים תמורת השירותים שאתה מספק קיימים ארבעה מרכיבים אותם עליך לקחת בחשבון:

  1. חומרים וחלקי חילוף.
  2. שכר עבודה והוצאות תפעוליות.
  3. הרווח שלך.
  4. המתחרים.

בהמשך נתייחס ביתר פירוט להוצאות שיהיו לך על חומרים, חלקי חילוף, שכר עבודה וכד', לאחר שתחשב את עלות כל אלה תוכל, אולי בעזרת רואה החשבון שלך, לבנות מחיר שיהיה לא רק הוגן כלפי הלקוחות אלא גם הוגן כלפיך. הכוונה היא שהמחיר צריך לכסות את כל העלויות וההוצאות וגםלהשאיר מספיק מרווח לרווח שלך.

נקודה נוספת שעליך לקחת בחשבון. האם תציע ללקוחות אשראי? ___________

עלות האשראי צריכה להילקח בחשבון בקביעת המחיר, התכונן לכך, אם הנך מתכוון לקבל תשלום בכרטיסי אשראי, כמה זה יעלה לך? _________. האם תוכל להוסיף זאת למחיר שאתה גובה?

ולבסוף, השפעת המתחרים, ברור שמחיריך חייבים להיות ברי תחרות, אתה כבר יודע את מחירי המתחרים, הבא בחשבון את מחירי המתחרים כאשר אתה קובע את מחיריך אתה. אם אינך יכול לבנות מחיר שיהא גם תחרותי וגם יבטיח לך רווח עכשיו הזמן לברר זאת.

מדיניות השרות ללקוח
הלקוחות מצפים ממך לשירותים מסוימים כגון: חניה, שירותי משלוח וכו', שירותים אלה יכולים להינתן ללקוחות בחינם אבל הם עולים לך כסף ל פעמים. הואיל וחלק משירותים אלה מהווים עבורך הוצאות, עליך לקחת זאת בחשבון בקביעת העלות.

פרט את כל השירותים שהמתחרים שלך נותנים ללקוחותיהם?
___________________________________________
___________________________________________

 

וכעת פרט את השירותים שבכוונתך לתת ללקוחותיך:

סוג השירות                                  עלות משוערת
________________________  __________ ש"ח
________________________  __________ ש"ח
________________________  __________ ש"ח

 

פרסום
סעיף הפרסום נועד להיות האחרון ברשימה הואיל ועל מנת שתוכל לפרסם צריך שיהיה לך משהו לומר על העסק שלך. לאחר שקבעת את התדמית הרצויה, את רמת המחירים שלך ואת מדיניות השרות ללקוח רק כעת אתה מוכן לומר ללקוחות פוטנציאלים מדוע כדאי להם לקבל שרות דווקא אצלך.

כאשר סכום הכסף שאתה יכול להקציב לפעולות פרסום הינו מוגבל חשוב מאוד שפעולות הפרסום שלך יהיו מכוונות היטב למטרה.

לפני שתחליט כמה כסף להפנות לפרסום, עצור! ערוך רשימה של כל "הנקודות החזקות" שתוכל לייחס לעסק שלך:

_______________________________
_______________________________

 

העסק שלי נבדל מן מהמתחרים בנקודות הבאות:

_______________________________
_______________________________

 

הפרסומת שלי צריכה לומר ללקוחות וללקוחות פוטנציאליים את הדברים הבאים אודות העסק שלי:

_______________________________
_______________________________

 

לאחר שגיבשת את העובדות הנ"ל עליך להחליט למי תאמר את הדברים. הפרסומת שלך צריכה להיות מכוונת לקהל מטרה נכון, אל האנשים הנזקקים ביותר לשרות אותו אתה מספק.

תאר בשורות הריקות למטה את הלקוחות האופיניים לעסק שלך במונחים של גיל, מין, מקצוע וכל אפיון אחר רלבנטי למהות השרות שאתה נותן. זהו תאור הפרופיל של הלקוחות שלך.

לדוגמא, אם העסק שלך הינו מוסך לתיקון מכוניות הרי שתאור פרופיל הלקוחות שלך יראה כך: "איש או אשה שגילם מעל 18 והם בעלי מכונית" דהיינו לגבי מוסך לתיקון מכוניות כל מי שהוא מעל 18 ובעל מכונית הינו בחזקת לקוח פוטנציאלי.

 

תאור הפרופיל של לקוחותיי הוא:

_______________________________
_______________________________

 

עכשיו אתה מוכן להקדיש מחשבה לשאלה מהי צורת הפרסום בה עליך לנקוט ומהן העלויות הכרוכות בכך. אתה מחפש את הדרך היעילה ביותר להעביר את המסר שלך לקהל מטרה הזקוק לשרותיך. ברר בין ספקי הפרסום השונים באזורך איזה שירותים הם יכולים להעניק לך וכמה הם גובים תמורת שרותיהם: משרדי פרסום, עיתונים, עיתונים מקומיים, כתבי עת, בתי דפוס (הפצת עלונים בבתים), פרסום ברדיו וכו'. ההחלטה כיצד לבנות את תקציב הפרסום צריכה להיות החלטה שלך אך אל תתפתה להפוך למומחה לפרסום ולעשות הכל לבד, פרסום הוא מקצוע, אל תבזבז כסף רב מבלי להיוועץ באנשי מקצוע מתחום הפרסום. להלן נייר עבודה אשר יעזור לך לחשב איזה פרסום נחוץ לך ומהי עלות הפרסום:

 

סה"כ עלות עלות כל פרסום מספר הפרסומים גודל קהל המטרה צורת הפרסום
_______ = ______ x _______ _______ _______
_______ = _______ x _______ _______ _______
_______ = _______ x _______ _______ _______
_______ = _______ x _______ _______ _______
_______ = _______ x _______ _______ _______
_______ = סה"כ עלות פרסום

 

לאחר שהגעת לאומדן תקציב הפרסום שלך למשך השנה הקרובה, נסה לאמוד את תקציב הפרסום של המתחרים. אם נראה לך שתקציב הפרסום שלהם נמוך או גבוה משלך בצורה משמעותית שקול שוב את תקציבך. השיקול שלך לגבי תקציב הפרסום צריך להיות: "כמה אני יכול להרשות לעצמי להוציא על פרסום ועדיין להגיע להיקף מכירות טוב".

 

מתן השרות ללקוח
להשלמת היבט השיווק עליך להקדיש מחשבה לשאלה מה היית רוצה שיקרה כאשר מגיע אליך לקוח? מטרתך הינה לתת את השרות כך שהלקוח יהיהמרוצה, העסק שלך אינו יכול להתקיים על לקוחות חד פעמיים. על מנת לבנות עסק רווחי עליך להתבסס על לקוחות מרוצים הבאים שוב ושוב. לקוח מגיע אליך פעם נוספת מפני שהינו מרוצה מהשרות שקיבל בפעם הקודמת. לקוחות מרוצים הנם הפרסומת הטובה ביותר לעסק שלך. אם מלכתחילה קיבלת החלטה לעבוד על בסיס מזומן בלבד, שקול החלטתך שנית, קהל הצרכנים בישראל אוהב לשלם באשראי ומתן אפשרות לשלם באשראי יגדיל את מחזור המכירות שלך בצורה משמעותית.

 

ריהוט ומכונות
בין אם הלקוחות יגיעו אליך לקבלת שרות או שעובדיך יספקו את השרות אצל הלקוחות, בכל מקרה יהא עליך להצטייד בריהוט ובמכונות הדרושים למתן השרות.

 

פרט להלן את הריהוט והציוד הדרוש לך, ציין ליד כל פריט את עלותו:

 

סה"כ עלות מחיר ליחידה מס' היחידות סוג הציוד
_______ = _______ x _______ _______
_______ = _______ x _______ _______
_______ = _______ x _______ _______
_______ = _______ x _______ _______
_______ = _______ x _______ _______
_______ = סה"כ עלות פרסום

 

חומרים וחלקי חילוף

אתה ודאי תצרוך חומרים וחלקי חילוף הדרושים למתן סוג השרות שאתה מספק, מנה את החומרים וחלקי החילוף הדרושים לך למשך 12 חודשי פעילות:

 

סה"כ עלות מחיר ליחידה כמות ל 12 חודשים פריט
_____ = _____ x _____ _____
_____ = _____ x _____ _____
_____ = _____ x _____ _____
_____ = _____ x _____ _____
_____ = _____ x _____ _____
_____ = סה"כ עלות פרסום

 

בכוונתי לרכוש את החומרים וחלקי החילוף הדרושים לי מן הספקים הבאים:

 

 

***מדיניות הזמנות חוזרות **עלות הובלה *זמן אספקה הנחה על מזומן שם הספק
_____ _____ _____ _____ _____
_____ _____ _____ _____ _____
_____ _____ _____ _____ _____
_____ _____ _____ _____ _____

 

*כמה זמן ייקח לספק את הפריט שהזמנת.
** מי משלם עבור הובלה? אתה או הספק? (הוצאה זו יכולה להיות משמעותית).
*** מהי מדיניות הספק לגבי הזמנות לחידוש המלאי? האם תהא חייב להזמין בכמויות גדולות או שניתן להזמין גם בכמויות קטנות?
לפני שאתה מחליט על הספקים מהם תרכוש את החומרים וחלקי החילוף, בדוק מהי מדיניותם לגבי החזרת סחורה שאינה דרושה לך וכן לגבי האחריות שהם נותנים למוצרים.

 

ניהול מלאי
ועתה, לאחר שהחלטת לגבי החומרים וחלקי החילוף עליך לחשוב על שיטת ניהול המלאי המתאימה לך. ניהול מלאי נכון צריך לאפשר לך להחליט על חידוש מלאי על בסיס נתונים אלה:

  1. מהו המצאי שבידך.
  2. מה נמצא בתהליך הזמנה.
  3. איזה פריטים יצאו מהמלאי.

עסקים רבים מנהלים את המלאי באמצעות מחשב אישי, בשוק קיימות מערכות מחשב ותוכנה המתאימים לעסקים רבים בעלות נמוכה יחסית. בכל אופן, אם הנך מעדיף ניהול מלאי ידני, רואה החשבון שלך יוכל להמליץ על שיטת ניהול מלאי מתאימה. לאחר שבחרת בשיטת ניהול מלאי מתאימה, הערך את מחירה. מערכת ניהול המלאי תעלה לי _______ ש"ח למשך השנה הראשונה.

 

הוצאות קבועות

פרט את רשימת ההוצאות הקבועות שיהיו לך בעסק, כגון: דמי שכירות, טלפון, דואר, הנהלת חשבונות, מיסי עירייה ואגרות, אם בכוונתך לשכור פקידה או עובדי מנהלה הכלל את שכרם (ברוטו) ברשימה זו:

____________________________________________

____________________________________________

 

המבנה הארגוני של העסק

חלק חשוב בהקמת העסק הינו גיוס כוח אדם יעיל והדרכת העובדים לעבוד ביעילות ובשיתוף פעולה. המבנה הארגוני של עסק חשוב הואיל ואתה כבעל עסק אינך יכול לעשות את כל העבודה ולהיות בכל מקום, עם גידול העסק עליך לדעת להעביר סמכויות ואחריות לעובדים, תוכל להיעזר במשימה זו ע"י שרטוט המבנה הארגוני של העסק, שרטוט המבנה הארגוני מראה במבט חטוף מי אחראי על הפעולות בכל תחום של העסק.

 

כמכשיר נוסף אשר יעזור לך להחליט מי מן העובדים יעשה איזה פעולות בעסק, פרט את כל הפעולות הקשורות בתפעול העסק וציין ליד כל פעולה איזה עובד יעשה פעולה זו. באפשרותך לציין את העובד בשמו או, תוכל לציין "עובד מס' 1" וכו' זכור כי אותו שם יכול להופיע ליד יותר מפעולה אחת.

 

 

שם פעילות
______________________________________ ________________
______________________________________ ________________
______________________________________ ________________

 

תוכנית העסק במונחים של כסף

בשלב זה עליך לעבור ולחשב כיצד תתבטא תוכנית העסק במונחים של כסף. אתה מקים עסק חדש, הדאגה הראשונה שלך תהיה מימון הוצאות הקמת העסק. פרט את כל עלויות הקמת העסק על פי הרשימה הבאה (אם בעסק שלך יש סעיפים נוספים הוסף אותם).

ריהוט ציוד ומכונות ____________ ש"ח
מלאי התחלתי ____________ ש"ח
ציוד משרדי ____________ ש"ח
שיפוץ ועיצוב ____________ ש"ח
הרכבת הציוד ____________ ש"ח
תשלומים ראשונים לחשמל מים וטלפון ____________ ש"ח
הוצאות משפטיות ורואה חשבון ____________ ש"ח
פרסומת לפתיחת העסק ____________ ש"ח
אשראי ראשוני ללקוחות ____________ ש"ח
מזומנים לתפעול ראשוני ____________ ש"ח
סך הכל ____________ ש"ח

 

בתחילה עליך לדאוג לשאלה כיצד תממן את הקמת העסק. לאחר ההשקעה הראשונית בהקמת העסק, המקור להכנסות יבוא מהכנסות העסק. מהו היקף ההכנסות אותו הנך חוזה בשנה הראשונה לקיום העסק? רשום הערכתך כאן ___________.

פרט על מה הנך מבסס הנחה זו:

__________________________________________
__________________________________________

 

בין אם בכוונתך לממן את הוצאות הקמת העסק מכספיך אתה או באמצעות הלוואות, העסק החדש יהא חייב להחזיר את הכספים. עליך לזכור עובדה זו כאשר אתה עורך את תחזית ההכנסות הצפויות לעסק ושאר ההיבטים הכספיים של תוכניתך.

 

הוצאות

בקשר לתחזית ההכנסה השנתית הצפויה לעסק שלך, עליך להקדיש מחשבה גם להוצאות העסק, אם למשל אתה חוזה הכנסה שנתית של 100,000.- ש"ח, כמה יעלה לך להגיע להכנסה זו? כלומר, כמה יישאר לך מסכום זה כרווח לאחר ההוצאות? עסק חייב להיות רווחי או שדינו התחסלות.

 

לפניך דוגמא של מערכת הכנסות והוצאות של עסק נותן שירותים כאשר כל ההוצאות מבוטאות באחוזים מסך ההכנסות. דוגמא זו הינה מערכת אופיינית של מוסך לתיקון מכוניות בארה"ב בעל הכנסה שנתית ממוצעת של 500,000.- $ כמובן שהנתונים בדוגמא זו אינם מתאימים בהכרח לעסק דומה בארץ. בכל אופן דוגמא זו יכולה להצביע על הכיוונים ולתת פרספקטיבה נכונה:

 

מערכת הכנסות הוצאות מבוטאים באחוזים מסך ההכנסות
(מוסך לתיקון מכוניות הפועל בארה"ב)

 

אחוזים מן ההכנסה ממכירות
הכנסה ממכירות 100.00
עלות מכירות 47.50
____________
רווח גלמי 52.49
הוצאות משתנות
חומרים 1.82
שכר עבודה ברוטו 16.98
תיקונים ותחזוקה 0.38
פרסום 1.45
מכוניות והובלה 1.52
חובות אבודים 0.04
הוצאות משפטיות והנהנלה 0.74
עבודה זמנית 1.21
שונות 0.81
סה"כ הוצאות משתנות 224.95
הוצאות קבועות
דמי שכירות 3.35
חשמל, מים, גז 2.05
ביטוחים 0.95
מיסי עירייה ואגרות 0.86
ריבית 0.12
פחת 1.25
סה"כ הוצאות קבועות 8.59
סה"כ הוצאות 33.53
סה"כ רווח 18.96

 

אם כן עפ"י הדוגמא נסה לבנות תחזית שנתית של הכנסות והוצאות צפויות בעסק שלך. התחל כך:

מערכת הכנסות והוצאות
עסק ל ______________

 

מבוטא בשקלים מבוטא באחוזים
1. הכנסה ממכירות 100.00
2. עלות המכירות
3. רווח גולמי

מכאן המשך ורשום את כל רשימת ההוצאות עפ"י הדוגמא דלעיל. לאחר שסיימת לבנות מערכת תחזית שנתית, בנה לך טבלה עפ"י הדוגמא להלן, טבלה זו הינה מערכת מעקב הוצאות לכל השנה ובה תוכל להציב את כל הוצאותיך מידי חודש בחודשו. כך תקבל את הנתונים האמיתיים בשטח של מערכת ההכנסות וההוצאות ותוכל לעקוב ולהעריך את רווחיות העסק שלך מידי חודש בחודשו (מפאת מגבלות גודל העמוד לא נרשמו בדוגמא להלן כל החודשים):

 

נייר עבודה לחישוב הוצאות עסק

ינואר פברואר מרץ …דצמבר
הכנסה ממכירות
עלות מכירות
רווח גלמי
הוצאות משתנות
חומרים
שכר עבודה ברוטו
תיקונים ותחזוקה
פרסום
מכוניות והובלה
חובות אבודים
הוצאות משפטיות והנהנלה
עבודה זמנית
שונות
סה"כ הוצאות משתנות
הוצאות קבועות
דמי שכירות
חשמל, מים, גז
ביטוחים
מיסי עירייה ואגרות
ריבית
פחת
סה"כ הוצאות קבועות
סה"כ הוצאות
רווח נקי

תחזית תזרים מזומנים

בניית תקציב תעזור לך לראות את סכומי הכסף הנכנסים לעסק כהכנסות מידי חודש וההוצאות וסכומי הכסף הדרושים לכיסוי ההוצאות באותו חודש. ואז עולה השאלה החוזרת מידי חודש בחודשו, האם ההכנסות בכל חודש יספיקו לכיסוי ההוצאות השוטפות באותו החודש או שמא יהא צורך בסכום נוסף לכיסוי ההוצאות. כבעל עסק עליך להיות מודע לכך שישנם חודשים "חלשים" בהם ההכנסות לא יספיקו לכיסוי ההוצאות ולעומתם יש חודשים "חזקים". עליך להיות מוכן להתמודד עם המחזוריות הזו במהלך השנה. בניית תחזית תזרים מזומנים תעזור לך לחזות מראש תקופות של מחסור במזומנים כך שתוכל להתכונן ולהכין מימון מתאים. תחזית תזרים מזומנים הינה מכשיר ניהולי שיעזור לך להבהיר חלק מאי הוודאות שבמחזור החיים של העסק.

 

תחזית תזרים מזומנים

ינואר פברואר מרץ …דצמבר
1 מזומנים בבנק (בתחילת החודש) ____ ____ ____ ____
2 קופה קטנה (בתחילת החודש) ____ ____ ____ ____
3 סה"כ מזומנים (חבר: 2+1)    ____ ____ ____ ____
4 היקף מכירות חזוי (במזומנים) ____ ____ ____ ____
5 היקף גבית חובות חזוי ____ ____ ____ ____
6 תקבולים אחרים חזויים ____ ____ ____ ____
7 סה"כ תקבולים (חבר: 6+5+4) ____ ____ ____ ____
8 סה"כ תקבולים ומזומנים (חבר:  7+3) ____ ____ ____ ____
9 כל ההוצאות והתשלומים (לחודש) ____ ____ ____ ____
10 יתרת מזומנים בסוף החודש בחשבון הבנק * ובקופה קטנה (החסר 9 מ8-)  ____ ____ ____ ____

 

* יתרה זו הינה יתרת המזומנים ההתחלתית בחודש שלאחריו ותועבר לסעיפים 1 ו2- של החודש הבא.

האם תחזית תזרים המזומנים מצביעה על יתרת מזומנים שלילית באחדים מן החודשים? אם כן עליך לדאוג לרזרבות מימון כדי שתוכל לעבור חודשים אלה. איך להשיג מימון זה? אם העסק שלך הינו בעל פוטנציאל טוב או שהוא בנוי על בסיס פיננסי מוצק, לא יקשה עליך להשיג מימון לטווח קצר מהבנק, מימון זה דרוש על מנת לעבור את תקופת ההרצה של העסק וכן תקופות של מכירות חלשות, את החוב לבנק תחזיר בזמן עונת המכירות הטובה. הון חוזר בכמות מספקת הכרחי לפעילות תקינה של העסק. בכל אופן, מחסור במזומנים ובהון חוזר אינו מעיד בהכרח על כך שהעסק אינו רווחי, הבנקאי או מי שתפנה אליו על מנת ללוות כסף יהיה מוכן להלוות לך כסף ובלבד שתראה לו שהבסיס הפיננסי של העסק הינו מוצק.

 

פיקוח והיזון חוזר
על מנת שתוכנית העסק תפעל ביעילות עליך להפעיל מערכת של פיקוח ובקרה וכן לקבל היזון חוזר לגבי התוצאות השוטפות של הפעילות העסקית. דו"ח הרווח והפסד השנתי מראה אמנם באם העסק הרוויח באותה שנה או שהינו נושא הפסדים, אבל אתה אינך צריך לחכות לסוף השנה על מנת לברר את התוצאות. כדי שתוכל לעדכן את התוכנית ולהיות עם "יד על הדופק" אתה חייב לקבל נתונים לגבי ריווחיות העסק במרווחי זמן קצרים יותר משנה ולכן מומלץ להכין דו"ח רווח והפסד לעסק מידי חודש בחודשו או לפחות אחת לרבעון (מידי שלושה חודשים).

 

בנוסף לכך, עליך להפעיל בעסק מערכת פיקוח ובקרה כדי שתוכל לוודא שהעסק פועל בצורה כפי שתכננת. אתה כבעל העסק לא תוכל לעשות לבדך את כל העבודה, יהא עליך להעביר סמכויות ותחומי אחריות לעובדים אחרים בעסק. חלק ממערכת הפיקוח והבקרה שלך הינה מערכת הנהלת חשבונות, עליך לבנות את מערכת הנהלת החשבונות עוד לפני שהעסק מתחיל לפעול. מערכת הבקרה והפיקוח אשר תפעיל בעסק צריכה לתת לך מידע שוטף בעיקר לגבי התחומים הבאים: מצב המלאי, היקף המכירות, מערכת התקבולים והתשלומים. ככל שמערכת הפיקוח והבקרה תהיה פשוטה יותר כן ייטב. המערכת צריכה לספק לך מידע אשר יאפשר לך גם לחשוף נקודות בעייתיות בתפעול העסק. בהכנת מערכת הנהלת חשבונות ובקרה העזר ברואה החשבון שלך.

 

ניהול המלאי
מטרת ניהול מלאי חלקי החילוף והחומרים הינה להבטיח שרות מהיר ויעיל ללקוחותיך. מטרתך הינה להשיג מחזוריות מלאי גבוהה אך בה ב עת עליך גם לזכור כי ככל שהמלאי שאתה מחזיק קטן יותר כך אתה חוסך יותר כסף. שיטת ניהול מלאי נכונה צריכה גם לעזור לך לשמור שלא "ייעלמו" חלקים מן המלאי עקב מעילה, גניבה, טעויות, או סתם בזבוז. בעסק נותן שירותים ניהול מלאי נכון צריך לאפשר לך לקבל החלטות לגבי חידוש המלאי על בסיס נתונים אלה:

  1. מה יש במלאי?
  2. איזה מלאי נמצא בתהליך הזמנה?
  3. איזה חלקים וחומרים יצאו מן המלאי?

כאשר אתה בונה את שיטת ניהול המלאי שלך עליך לזכור כי עלות החזקת המלאי כוללת לא רק את המחיר הישיר של המלאי אלא גם הוצאות לרכישה, הוצאות הנהלת חשבונות, הוצאות קבלה ואחסנת הסחורה וכו'.

 

מכירות
בעסק נותן שירותים ספר התקבולים והתשלומים או הקופה הרושמת יתנו לך אינדיקציה בסוף כל יום לגבי היקף המכירות היומי של העסק. על מנת שתוכל להפיק את הלקחים הנכונים המערכת צריכה לאפשר לך לקבל נתונים לגבי השאלות הבאות: כמה מכירות נעשו? מה סכום כל מכירה? מהם סוגי השרות הנמכרים ביותר? באיזה מחיר? מהם תנאי האשראי המועדפים על הלקוחות?

 

קבלות
הפרד בין אותן חשבוניות בהן שולם הסכום במזומן לבין אותן מכירות שנעשו באשראי, עליך לדעת מהו הסכום הכולל של האשראי שנתת, כמה אשראי אתה עוד יכול לתת, וכמה כסף מזומן נותר לך להמשך הפעילות.

 

תשלומים
אמצעי הפיקוח והבקרה צריכים לתת לך תשובה לגבי התשלומים שהעסק משלם.

כאשר אתה עובר על החשבונות לתשלום, באותם חשבונות בהם ניתנת לך הנחה על תשלום במזומן, נצל זאת, או בחר באפשרות האשראי אם זה עדיף לגביך. עליך לקבוע סדר עדיפויות לגבי התשלומים השונים, לתת עדיפות לתשלומים החשובים או אלה שפיגור בהם גורר ריבית גבוהה או קנס ולעכב תשלומים בהם זמן הפירעון טרם הגיע. עליך להקפיד להכין מראש את הכסף לצורך תשלומי המע"מ והניכויים על מנת שלא תגיע ליום התשלום ותגלה שחשבון הבנק מצוי ביתרת חובה.

 

ניתוח נקודת איזון
"ניתוח נקודת איזון" הינו כלי ניהול יעיל, תוכל לנצל כלי זה בשלב של תוכנית העסק. ניתוח נקודת איזון נועד לאפשר לחזות את היקף המכירות אליו עליך להגיע על מנת לכסות את כל הוצאות העסק ללא רווח או הפסד, הרווח מגיע לאחר שעוברים את היקף המכירות של נקודת האיזון. גודל הרווח בעסק מושפע מהיקף המכירות, המחיר, וההוצאות. ניתוח נקודת האיזון מאפשר לחזות כיצד שינוי בכל אחד משלושה מרכיבים אלה ישפיע על הרווח. על מנת להגיע לנקודת האיזון עליך להפריד בין ההוצאות הקבועות (כגון דמי השכירות) לבין ההוצאות המשתנות (כגון עלות החלפים והחומרים).

זוהי נוסחת האיזון:

היקף מכירות בנקודת האיזון = סך ההוצאות הקבועות
_________________________
סך הוצאות משתנות
_______________________ – 1
היקף הכנסה ממכירות
המתאים להוצאות המשתנות דלעיל.

להלן דוגמא לשימוש בנוסחה הנ"ל:

שמעון רוזן מתכנן לפתוח מוסך הוא מעריך את ההוצאות הקבועות שלו במשך השנה הראשונה בסך 90,000 ש"ח ההוצאות המשתנות שלו על כל מכירה של 1,000 ש"ח שירותי תיקון יהיו 700 ש"ח. מה צריכה להיות הכנסת המוסך ממכירות בשנה הראשונה על מנת להגיע לנקודת האיזון?

יש להציב את הנתונים בנוסחה הנ"ל:

נוסחת האיזון

 

התוצאה היא שבהיקף הכנסה שנתית ממכירות של 300,000 ש"ח יהיה העסק במצב של איזון בין הכנסות להוצאות. העזר בנוסחת ניתוח נקודת האיזון על מנת להציב את נתוניך אתה.

האם תוכניתך ברת ביצוע
לאחר שמצאת את נקודת האיזון בעסק שלך הגיע הזמן "לעשות חושבים", בין אם היקף ההכנסות ממכירות בנקודת האיזון נראה לך בר השגה או "בשמיים", זה הזמן לוודא אם תוכנית העסק שבנית היא ברת ביצוע. הקדש זמן לבדיקה מחודשת של התוכנית כולה מא' ועד ת', וזאת עוד לפני שאתה מתחיל להשקיע כסף בישום התוכנית, אם התוכנית אינה ברת ביצוע כדאי לגלות זאת עכשיו מאשר "להתעורר" כעבור שישה חודשים ולגלות כי הנך מזרים סכומי כסף לפרוייקט מפסידן.

 

כאשר אתה מבצע את הבדיקה המחודשת של התוכנית הקפד לעבור על סעיפי ההוצאות ב- "נייר העבודה לחישוב הוצאות העסק" אם פריט כלשהו נראה לך גבוה או נמוך מדי תקן זאת, רשום את התיקון מעל או מתחת למספר המקורי בנייר העבודה, לאחר שתגמור לבצע את השינויים תקבל "נייר עבודה מתוקן". עם נייר העבודה המתוקן ערוך ניתוח נקודת איזון חדשה, בין אם אתה מקבל תוצאה טובה או גרועה יותר נקוט באמצעי זהירות נוסף, הראה את התוכנית כולה למישהו שלא היה מעורב כלל בהכנתה, קבל ממנו חוות דעת בלתי תלויה, זה יכול להיות רואה חשבון או איש עסקים שדעתו מקובלת עליך. אדם נוסף ובלתי תלוי יוכל לגלות בתוכנית חולשות שנעלמו מעיניך או אולי נקודות חזקות אותו עליך להביא לידי ביטוי בתוכנית.

 

עכשיו הזמן להתחיל לפעול
לאחר שסיימת את הכנת התוכנית אתה מוכן להתחיל בביצועה. קח לתשומת לבך כי "מעשים" הם המבדילים בין חלום לתוכנית פעולה. יזם ומנהל מצליח אינו נעצר לאחר שאסף מידע ובנה תוכנית עסק. פעל ליישום תוכניתך! בשלב זה עבור שוב על התוכנית וקבע סדר קדימויות לביצוע. התשובה לשאלה מה יש לעשות קודם תלויה במצבך ובמטרותיך, למשל: אם תוכנית העסק שלך נועדה לתכנן הרחבת עסק קיים עליך להתחיל בגיוס מקורות המימון. האם יש לך מספיק כסף ממקורות עצמיים? האם תוכל ללוות מבני משפחה או מידידים? הלוואה מהבנק? או אולי שימוש במימון הנובע מהגדלת האשראי שתקבל מספקים?

 

אם תוכנית העסק מתייחסת להקמת עסק חדש. אחת הפעולות יכולה להיות השגת מימון לרכישת ציוד, מלאי התחלתי, שכר לעובדים והוצאות אחרות. פעולה אחרת תהיה גיוס כוח אדם ומציאת מיקום לעסק. עכשיו עליך להכין רשימת המשימות אותן עליך לבצע כדי לממש את התוכנית, הכן לוח זמנים לביצוע כל משימה:

על מנת לממש את תוכנית העסק שלי, עלי:

  1. בצע ____________________ עד ליום ___________
  2. לבצע ____________________ עד ליום ___________
  3. וכו'.

עדכן את התוכנית
מן הרגע שהתחלת לפעול למימוש התוכנית היה ער לצורך לשנות ולעדכן את התוכנית. היה ער למידע החדש המגיע אליך, שינויים בתנאי השוק וכל עובדה אחרת המצביעה על צורך לבצע שינויים בתוכנית. לפעמים השינויים הנם בתוך העסק, למשל צורך באנשי שרות נוספים. לפעמים השינוי הוא בהתנהגות הלקוחות למשל, שינוי בטעמי הלקוחות ובדרישותיהם. לפעמים השינויים הם טכנולוגיים, כגון, כניסת מוצרים חדשים לשוק.

על מנת להתאים את התוכנית לשינויים כאלה עליך:

  1. להיות ער לשינויים המתרחשים בתחום העסק שלך, או אצל הלקוחות.
  2. לבדוק את תוכניתך כנגד שינויים אלה.
  3. להחליט איזה שינויים, אם בכלל, יש להכניס בתוכנית על מנת לעדכנה.

עליך להחליט על שיטת מעקב אשר תאפשר לך לוודא שהתוכנית מעודכנת ומותאמת לכוחות ולמגמות המשתנים בשוק. עקוב אחרי פרסומים הנוגעים לתחום העסק שלך ועבור על התוכנית מידי פעם, אחת לחודש או אחת לחודשיים. קרוב לודאי שעם תחילת פעילות העסק תקבל נתונים מדויקים יותר לגבי סעיפי הכנסות והוצאות וגם הניסיון שתרכוש עם הפעלת העסק יניאו אותך לבצע שינויים בתוכנית. תוכנית עסק טובה צריכה להתפתח מתוך ניסיון הנצבר על ידי בעל העסק ומתוך מידע עדכני.

לקבלת הסבר ופרטים מיועץ מקצועי