האם החוק מחייב את העסק שלכם בהנהלת חשבונות כפולה או חד צידית

מאת: יורם שיפר

הנהלת חשבונות היא מכלול של פעולות, רישומים ותיעוד כל הפעולות הפיננסיות, הנעשות במסגרת פעילות העסק, החברה או הארגון. החל מעוסק פטור ועד לחברות ותאגידים, כולם מחוייבים בהנהלת חשבונות על פי חוק בהתאם להגדרות שנקבעו לגבי כל סוג עסק.

כשבוחנים את הדרישות שמציבות רשויות המס להנהלת החשבונות בעסק, חשוב לעשות את האבחנה, מה ההבדל בין עוסק פטור לעוסק מורשה או סוגי עסקים וחברות שונות, שכן הדרישות הן שונות וצורכי העסק או הארגון משתנים בהתאם להן. ייתכן שבעל עסק יוכל לנהל את חשבונות העסק שלו לבדו, אך ללא ידע בסיסי, כדאי להיעזר במומחים. בחנו את השיטות השונות על מנת לסייע לכם להחליט מה נכון עבורכם.

הנהלת חשבונות כפולה או חד צידית

קיימים 2 סוגים של הנהלת חשבונות אותם ניתן ליישם, והסוג שמתאים לכל עסק נבחר בהתאם להגדרות שונות, ביניהם המחזור העסקי של העסק ותחום הפעילות שלו.

הנהלת חשבונות חד צידית

מיועדת בעיקר לעסקים קטנים, עוסקים פטורים או עוסקים מורשים עם מחזור פעילות קטן, פרט לרופאים ונותני שירותים מסוימים. כמו כן, גם למספר העובדים המועסקים בעסק השפעה על הדרישה להנהלת חשבונות כפולה או חד צידית.

הנהלת חשבונות חד צידית כוללת רישום עסקאות מכירה ורכישה, תקבולים כספיים, הוצאות מוכרות ופעולות פיננסיות ואחרות, בעלות השפעה כלכלית על העסק. בשיטה זו הדרישות פחות מחמירות ומורכבות.

הנהלת חשבונות כפולה

להבדיל מהנהלת חשבונות חד צידית, בכפולה ישנה הדרישה לקיים רישומים כפולים עבור כל פעולה פיננסית, הנעשית במסגרת העסק, כיוון שמטרתה לשפוך אור על כל מידע רלוונטי. על פי השיטה נדרשים העסקים לדווח על תהליכים פיננסיים פשוטים כמו הכנסות והוצאות העסק (בדומה לשיטה החד צידית) ובנוסף, להצהיר על נכסים, התחייבויות, הצהרות הון, השקעות ועוד.

הנהלת חשבונות כפולה נותנת תמונה ברורה ומדוייקת באשר למחזור העסק, ובעזרתה ניתן לתכנן ולחזות מהלכים כמו השקעות נוספות, העסקת עובדים נוספים, רווחים עתידיים ועוד. מצד שני, היא יכולה לסייע לנו לחזות גם הפסדים צפויים.

להבדיל מהשיטה החד צידית, שאינה דורשת ידע רב, השיטה הכפולה דורשת מילוי מאזנים, הצהרות הון ודרישות נוספות, אשר מצריכות פעמים רבות עזרה של רואה חשבון, שמסוגל לבצע התאמות בין הוצאות, הכנסות, ספקים, פעולות בנקאיות ועוד למילוי דוח שנתי של חברה פרטית, תאגיד או כל עסק אחר.

הנהלת חשבונות מקוונת

כיום ניתן לבצע מגוון פעולות ורישומים בקלות רבה באמצעות תוכנה לחשבוניות וקבלות, שמאפשרת לבעל העסק גישה מהירה וקלה לרישומי העסק וחוסכת לו זמן יקר, טופסולוגיה והוצאות מיותרות על ציוד משרדי, הדפסת פנקסים ועוד. באמצעות הנפקת מסמכים און ליין ניתן לשגר מסמכים בדואר אלקטרוני בצירוף חתימה דיגיטלית, המעניקה תוקף חוקי ואבטחה מירבית לכל מסמך.

תוכנה אינטרנטית להנהלת חשבונות מאפשרת עוד מגוון פעולות החל מניהול עובדים, ספקים ולקוחות העסק ועד לסליקה בכרטיסי אשראי. שפע הפעולות והמידע שנמצא ברשות בעל העסק מאפשר לו להסתייע בתוכנה לצורך הגשת דוח שנתי לרשם החברות וביצוע פעולות נוספות, להן הוא מחוייב על פי חוק. באמצעות מגוון פעולות מקוונות, מקבל בעל העסק או החברה שליטה מלאה בפעילות העסקית וגישה קלה מהנייד, המאפשרת לו לצפות בפעילות העסק מכל מקום בכל זמן.