שאלון בקרה פנימית לסעיף מזומנים

1.הפרדת תפקידים וחלוקת סמכויות

 

האם בעלי התפקידים דלהלן הינם בלתי תלויים זה בזה:
כן
לא

1.1 קופאי
כן
לא

1.2 גביית כספים מלקוחו (גובה)
כן
לא

1.3 הפקדת כספים בבנק (מפקיד)
כן
לא

1.4 מתן הוראות תשלום
כן
לא

1.5 ביצוע קניות (קניין) ומכירות (אנשי מכירות ושיווק)
כן
לא

1.6 רישום בהנהלת חשבונות (מנהל חשבונות)
כן
לא

 

2. קופה

 

2.1 האם קיימת קופה ראשית שבה מוחזקים מזומנים, המחאות וכו'?
כן
לא
2.2 האם הקופה מתוחזקת כדי למלא את יעודה?
כן
לא
2.3 האם מיקום הקופה מבטיח מקעב ופיקוח עליה במשך כל שעות היום?
כן
לא
2.4 האם קיים נוהל נאות שמבטיח פתיחת הקופה בידי מורשים (2 מפתחות – קופאי ופקיד מוסמך אחר)?
כן
לא
2.5 האם קיים נוהל המבטיח קבלת כסף כסף ע"ס מסמך שאושר ע"י גורם מוסמך?
כן
לא
2.6 האם קיים נוהל שבגין כל תקבול יוצא מיד שובר קבלה
כן
לא
2.7 האם שוברי קבלות ממוספרים מראש?
כן
לא
2.8 האם קיים נוהל המבטיח מעקב ופיקוח אחרי רציפות הקבלות?
כן
לא
2.9 האם קיים נוהל המבטיח מסירת קבלה בעת התקבול?
כן
לא
2.10 האם בקבלה מפורטת מהות התשלום ומקורו? (פרטי התקבול, עבור איזו חשבונית וכו')
כן
לא
2.11 האם קיימים פנקסי קבלות נפרדים לצ'קים דחויים?
כן
לא
2.12 האם מנוהל ספר קופה וספר צ'קים דחויים?
כן
לא
2.13 האם קיים נוהל לעדכון ספרי הקופה בכל עת?
כן
לא
2.14 האם קיים נוהל המבטיח שאחת לתקופה תיערך התאמה בין הספרים לקופה?
כן
לא
2.15 האם קיים ביטוח נאמנות לקופאי ולעובדים שלהם נגישות לקופה ומזומנים?
כן
לא
2.16 האם למבוקר ביטוח נאות ומספק למז' בקופה ובהעברה?
כן
לא
2.17 האם קיימות אצל המבוקר מספר קופות (רושמות):
כן
לא
2.17.1 האם קיים נוהל המבטיח הפקדה של קופות המשנה לקופה ראשית?
כן
לא
2.17.2 האם מפתח הסיכום לקופה הרושמת נמצא אצל מוסמך שאינו מפעיל את הקופה הרושמת?
כן
לא
2.17.3 האם מופק סיכום הקופה ע"י גורם מוסמך שאינו מפעיל את הקופה לפחות פעם ביום (בסוף היום)?
כן
לא
2.17.4 האם סיכום הקופה מושווה לסכום בפועל בקופה?
כן
לא
2.17.5 האם אחת לתקופה נערכות ספירות פתע של הסכום בקופות?
כן
לא
2.17.6 האם נערך דו"ח ספירת הפתע לסכום בקופות בזמן נתון
כן
לא
2.17.7 אם מתגלים הפרשים בקופות בעקבות ספירה, האם הם מדווחים?
כן
לא
2.18 אם למבוקר סניפים, האם הם מפקידים את התקבולים באופן יומי בבנק?
כן
לא

 

 

3. תקבולים בדואר

 

3.1 האם קיים נוהל נאות המבטיח שדואר נכנס נפתח ע"י עובדים שאינם קשורים:
כן
לא

3.1.1 לניפוק סחורות ללקוחות
כן
לא

3.1.2 להכנת תעודות משלוח
כן
לא

3.1.3 להכנת חשבוניות מכירה
כן
לא

3.1.4 לרישום בחשבונות (עזר) ללקוחות
כן
לא

3.1.5 לרישומים בהנהלת חשבונות (ספר ראשי)
כן
לא

3.2 האם קיים נוהל לבדיקת מגבלות על הצ'קים המתקבלים (לא סחיר וכו'), ואם לא, האם הם מוחתמים מיד עם קבלתם בחותמות מגבילות אלו?
כן
לא

3.3 האם פקיד הדואר מכין רשימה יומית מפורטת של מוסר הצ'ק עם קבלתן?
כן
לא

3.4 האם העתק של הרשימה מהסעיף הקודם מועברת לקופאי ולהנהח"ש במקביל?
כן
לא

 

4. חשבונות בנק

 

4.1 האם קיים נוהל נאות המבטיח הפקדת התקבולים בבנק באופן יומי?
כן
לא

4.2 האם מופקדים צ'קים דחויים סמוך למועד קבלתם?
כן
לא

4.3 אם לא, איזה נוהל קיים להבטחת פיקוח ומעקב?
כן
לא

4.4 האם קיים נוהל לעריכת התאמות בנק תקופתיות? מה התדירות?
כן
לא

4.5 האם קיים נוהל המבטיח שעריכת ההתאמות לא תעשה ע"י עובד האחראי על אישור, ביצוע או רישום פעולות הקשורות לקופות ובנקים?
כן
לא

4.6 אם קיימים סכומים פתוחים, האם הם מועברים לבדיקת גורם מוסמך מיד?
כן
לא

4.7 האם קיים נוהל מעקב אחר רציפות מספרי צ'קים בעת עריכת התאמת בנק?
כן
לא

4.8 האם העברת כספים בין בנקאית, לסניפים אפשרית ע"י ההנהלה המרכזית?
כן
לא

4.9 האם קיים נוהל המבטיח שרק ע"ס אישור גורם מוסמך ניתן יהיה לרשום בחשבון בנק, העברות מח-ן לח-ן, חיובי ריבית, הצמדה וכו'
כן
לא

4.10 האם קיים נוהל שרק הדיר' מוסמך לפתוח או לסגור חשבון בנק?
כן
לא

4.11 האם כל חשבון בנק מנוהל בנפרד בהנהלת החשבונות?
כן
לא

 

5. תשלומים

 

5.1 האם קיימת אי תלות בין:
כן
לא

5.1.1 ייזום, קניות ורכש
כן
לא

5.1.2 קבלת סחורה
כן
לא

5.1.3 אישור תשלומים לספקים ונותני שירות
כן
לא

5.1.4 ביצוע התשלומים לספקים ונותני שירותים
כן
לא

5.1.5 רישומים בהנה"ח וספרי עזר
כן
לא

5.2 האם קיים נוהל המבטיח שכל התשלומים יבוצעו בצ'קים משוכים על בנק החברה (למעט תשלומים מקופה קטנה)?
כן
לא

5.3 האם קיים נוהל המקנה לדיר' קביעת זכויות חתימה על צ'קים בשם החברה?
כן
לא

5.4 האם קיים נוהל המבטיח עדכון בנקים בו זמנית במקרה של שינוי בזכות חתימה?
כן
לא

5.5 האם קיים נוהל המבטיח שתשלום ע"י הגזבר יעשה עפ"י הוראות בכתב מגורם מוסמך ושבגין כל תשלום מופקת הוראת תשלום?
כן
לא

5.6 האם הוראות התשלום ממוספרות מראש?
כן
לא

5.7 האם קיים נוהל המבטיח פיקוח ומעקב אחרי מספור הוראות התשלום?
כן
לא

5.8 האם קיים נוהל המבטיח צירוף מסמכים מבססים לכל הוראת תשלום
כן
לא

5.9 האם קיים נוהל נאות המבטיח שרק לאחר בדיקת התאמת המסמכים המבססים להוראת התשלום ע"י מורשה חתימה, יחתם צ'ק על ידו ותלווה חותמת מגבילה על הצ'ק (לא סחיר, לא עביר, למוטב בלבד וכו')?
כן
לא

5.10 האם קיים נוהל נאות המבטיח מניעת שימוש חוזר במסמכים מבססים בחותמת "נפרע"?
כן
לא

5.11 במקרה של ביטול המחאות, האם קיים נוהל סימון ההמחאה המבוטלת?
כן
לא

5.12 האם קיים נוהל נאות המבטיח שמירת ההמחאות המבוטלות?
כן
לא

5.13 האם להמחאות מסכום מסויים ומעלה נדרשות 2 חתימות
כן
לא

5.14 האם החותמים על ההמחאות הינם בלתי תלויים זה בזה?
כן
לא

5.15 האם לכל תשלום מופק העתק הכולל את פרטי ההמחאה?
כן
לא

5.16 האם נשמר עותק זה אצל המבוקר לצרכי מעקב ופיתוח?
כן
לא

5.17 האם קיים נוהל נאות המבטיח כי מורשי החתימה לא יחתמו לא יחתמו לפני לפני מילוי פרטי ההמחאה בשלמותה והיותה מלווה במסמכים מבססים?
כן
לא

5.18 האם קיים נוהל שמשיכת כספים מחשבון הבנק תעשה באישור גורם מוסמך ולצורך הפקדה בקופה קטנה בלבד?
כן
לא

5.19 האם קיים נוהל נאות המבטיח שכל המחאה המשולמת, מועברת לרישום הנהח"ש מיידי?
כן
לא

 

6. קופה קטנה

 

6.1 האם הקופה הקטנה מנוהלת בשיטת דמי מחזור? אם לא, פרט
כן
לא

6.2 האם הקופה הקטנה נמצאת באחריותו של עובד ב"ת בעובדים המאשרים חשבוניות, מכינים המחאות לתשלום ועובדי הנהח"ש?
כן
לא

6.3 האם קיים נוהל לבדיקת פתע של הסכומים המצויים בקופה הקטנה?
כן
לא

6.4 האם קיים נוהל הוצאת כסף מהקופה מול שובר הנתמך במסמך מבסס?
כן
לא

6.5 האם קיימת הגבלה לביצוע תשלומים מהקופה הקטנה לסוגים ולסכומים סבירים שנקבעו?
כן
לא

לקבלת הסבר ופרטים מיועץ מקצועי