תוכנה לניהול משרד רואי חשבון

למשרד רואי חשבון קיימים צרכי ניהול  ייחודיים אשר נמצאים במערכת האונליין היחידה בארץ "אדמירל cpa"

מערכת לניהול משרד רואי חשבון אמורה לבצע מטלות ייחודיות אשר יעזרו לרואה החשבון לשלוט ולנהל את משרדו.

מה הבעיות עימן מתמודד משרד רואי חשבון?

• קיימת רתיעה של מעבר מתוכנה לתוכנה.
• דיווח שעות של עובדי המשרד צריך להוות מקור לעריכת השכר, למעקב אחר השעות המושקעות לכל אחד מהלקוחות, הפקת דוחות ומעקב שוטף לבדיקת כדאיות הטיפול בכל לקוח ובכל דוח וחישוב התמורה לכל שעת עבודה אותה משקיע המשרד בכל אחד מהלקוחות ובכל דוח המופק על ידו.
• חיוב ריטיינר שוטף.
• מעקב גבייה יעיל ומשלוח תזכורות והודעות חוב ללקוחות.
• מעקב אחר הדיווחים אותם מגיש המשרד עבור הלקוחות.
• צורך בעריכת תרשומות לסיכומי שיחה , דיונים ויעוץ ללקוחות.
• הפקת דוחות ניהוליים ברמה גבוהה ללא השקעת משאבים מיותרים.
• מעקב אחר נצילות שעות עובדי הנהלת חשבונות ועובדי ביקורת.
• הפקת כל המסמכים החשבונאיים ומשלוחם במייל.
• ניהול מעקב אחר לידים והצעות מחיר הניתנות למתעניינים הן במשרד והן מחוצה לו.
• עריכת תרשומות כאשר נמצאים מחוץ למשרד בטלפון נייד.
• קשר לתוכנות אחרות – הנהלת חשבונות , שכר וכדומה.
• ניהול קשרי לקוחות.
• משלוח חוזרים ללקוחות.

את כל המטלות הללו מתמודדת בהצלחה רבה מערכת אדמירל CPA.

בראש וראשונה היו יודעת לקלוט נתונים מכל תוכנה אחרת ולהפוך את המעבר חלק.

המערכת מספקת פתרונות לכל המטלות הנמצאות ברשימה ויוצרת רווח כספי ישיר וגבוה למשרד ועל כך יעידו הלקוחות אשר נהנים כבר שנים ממערכת יעילה , יציבה ופשוטה לתפעול.

ההטמעה מהירה וכבר תוך ימים ספורים לא יורגש המעבר – העובדים יתחילו לדווח שעות ללא צורך באובדן זמן הואיל האיסוף השעות מתבצע באופן אוטומטי על ידי המערכת ללא צורך בהקלדת שעות מיותרת.

הדוחות הניהוליים מתבססים על איסוף השעות האוטומטי – ממש בלחיצת כפתור.

טעינת נתונים יכולה להתבצע ממקור חיצוני כגון אקסל והיא פשוטה ומהירה – בית התוכנה יעשה זאת עבורכם.

המערכת מתממשקת עם מערכת דיוור אמינה אשר תשמש למשלוח חוזרים והודעות ללקוחות – סינכרון נתוני הלקוחות למערכת הדיוור אוטומטי וכבר לאחר הדרכה בת שעה ניתן להוציא את הדיוור הראשון או להכין סדרת טיפים ללקוחות.

גביה פשוטה בהוראות קבע בכרטיס אשראי או בנקאית כולל הפקת חשבוניות אוטומטית.

אדמירל CPA הינה תוכנה אשר מיועדת לניהול משרד רואי חשבון , יש לה גב אמין וניסיון אשר נצבר בעבודה במשרדים מובילים בישראל:

רואי חשבון

• לקוח א
• לקוח ב
• לקוח ג
• ועוד………..

מהנדסים

• לקוח א
• לקוח ב
• לקוח ג
• ועוד………..

אחרים

• לקוח א
• לקוח ב
• לקוח ג
• ועוד………..

בית התוכנה "תמורה מערכות מידע" הינו בית תוכנה ותיק ויציב עם ניסיון של עשרות שנים בעבודה עם מיטב החברות במשק.

לבית התוכנה ניסיון בניהול מערכות פיננסיות גדולות , ניהול פרויקטים וניהול משרדי רואי חשבון.

מצד אחד נדרש בסיס נתוני הלקוחות לצורך ניהול חשבונות המשרד על כל המטלות הנדרשות כולל הגשת דיווחים לרשויות – חודשיים ושנתיים ומאידך, נדרש בסיס זה לצורך ניהול מערכת החיובים והגבייה,לרבות מעקב שעות עבודה לפי לקוחות. חשוב שמערכת הגבייה תיתן גם מענה לניהול קופה ( הפקדות ) ותהיה מסונכרנת למערכת הנהלת חשבונות של המשרד.

מערכת אשר תבצע את כל הפונקציות הללו באופן בו יש לעסוק ברשומת לקוח פעם אחת בלבד כך שאותה רשומה תיתן מענה לכל מערכות הניהול – הינה מערכת אשר תתאים לניהול משרד הנהלת חשבונות או רואי חשבון – לדוגמא , רשומת הלקוח תיתן מענה לפרטי התקשרות עם הלקוח , פרטי שכ"ט וגם תשמש ככרטיס הנהלת חשבונות, כמו גם מעקב אחר דיווחים חודשיים לרשויות, הגשת דוחות שנתיים וכדומה. ישנם משרדים רבים של הנהלת חשבונות או רואי חשבון אשר משתמשים במערכות שונות לצורך ביצוע מטלות שונות כגון אלפון לקוחות שהוא נפרד ממערכת הנהלת חשבונות, מערכת נפרדת להפקת חשבוניות ועוד.

להלן רשימת תכונות הנדרשות ממערכת לניהול משרד הנהלת חשבונות או רואי חשבון:

• חיוב לקוחות חודשי בשכ"ט קבוע עבור שרותי הנה"ח (ריטיינר) – חיוב חודשי קבוע מבטיח כי לא יהיה לקוח אשר חיובו ישכח.
• הפקת חשבונות עסקה עבור עבודות שוטפות.
• הפקת חש"ק עם קבלת תשלומים.
• הפקת קבלה עבור שקים דחויים והפקה אוטומטית של חשבונית רק במועד פירעון השקים.
• מעקב גבייה אחר חשבונות פתוחים או על פי לקוחות בעלי חשבונות פתוחים.
• משלוח תזכורות בגין חשבונות פתוחים.
• ביצוע הפקדות מתוך מערכת הגבייה – ניהול קופה.
• ניהול נוכחות עובדים ואיסוף שעות לפי לקוחות – שיבוצע באופן אוטומטי ללא השקעת שעות בהקלדת הנתונים משלוח חוזרים ללקוחות.
• משלוח הודעות מיידיות וחוזרים ללקוחות.
• ניהול משימות.
• סנכרון תוכנת הגבייה עם תוכנת הנהלת חשבונות – העברת נתונים אוטומטית בין המערכות.
• ריבוי משתמשים.
• הפקת דוחות ניהוליים מתוך בסיס הלקוחות בחתכים שונים.
• מעקב דיווחים לרשויות – חודשי ושנתי.

בשוק יש מספר תוכנות ואסקור את העיקריות שבהן: "אשפית" מבית טמל , ו"חשבונט" מבית לירם. התוכנות הללו נותנות פתרון כולל ברמה של CRM.

לאחרונה נוספה תוכנה נוספת invoice4u" " שיעודה הפקת חשבוניות אולם היא בהחלט מתאימה לניהול משרד הנהלת חשבונות או רואי חשבון. התוכנה כוללת פונקציות רבות מבין אלה הדרושות למשרד רואי חשבון ויש לה פונקציות שלאחרים אין כגון: משלוח חשבוניות במייל עם חתימה אלקטרונית , תוכנת הנהלת חשבונות כפולה או חד צידית , ניהול קשרי לקוחות ועוד.

טבלת השוואה

למאמרים נוספים בנושא הנהלת חשבונות לחץ כאן