הנהלת חשבונות בעידן החדש

רו"ח יורם שיפר רואה על הנהלת חשבונות בעידן החדש אשר השתנתה באופן משמעותי לעומת הנהלת החשבונות אותה הכרנו עד כה

הנהלת חשבונות בעידן החדש השתנתה באופן משמעותי לעומת הנהלת החשבונות אותה הכרנו עד כה. תפקיד הנהלת חשבונות בארגון איננו כפי שהיה – מתן אמצעי דיווח להנהלת החברה ולבעלי העסק. תפקיד מחלקת הנהלת החשבונות הינה גם מתן דיווחים דיגיטאליים לרשויות המס באמצעות קבצים המוגנים על ידי חתימה דיגיטאלית , קבלת נתונים מרשות המיסים באופן מקוון (לדוגמא: נתוני ניכוי במקור מספקים המסתנכרנים אוטומטית לתוכנת הנהלת החשבונות של הארגון), הגשת דוחות חודשיים ושנתיים באופן מקוון ועוד.

 

מטרת הדיווחים המקוונים היא למנוע העלמות מיסים על ידי הצלבת נתונים ממספר מקורות , אותם נתונים הנאגרים במחשבי רשות המיסים , עוברים עיבודים שונים שמטרתם לעלול על העלמות והשתמטות מתשלום מיסים על ידי ציבור הנישומים והעוסקים (נישומים במס הכנסה , עוסקים במס ערך מוסף). כך למעשה , הופך כל עסק למכשיר בידי המדינה , בעזרת הדיווחים שהוא יוצר , לגילוי מעלימי מס.

 

דווח מקוון למע"מ (קובץ pcn874)

הכללים החדשים מחייבים חברות בגודל מסוים להגיש את דוח המע"מ על ידי משלוח קובץ מהנהלת החשבונות בו מפורטות כל העסקאות שביצע הארגון על פי הרשום במערכת החשבונות שלו – הכנסות והוצאות. הדוח שהופק בתוכנת הנהלת החשבונות הכולל את כל פרטי הספקים והלקוחות לפי חשבוניות בכל תקופת דיווח למע"מ, נאגר במחשבי רשות המיסים ועל פיו נערכת בדיקה צולבת – כלומר , אם הארגון דיווח בהנהלת החשבונות על רכישה מספק מסוים , צפויה להיות רשומה שנוצרה בתוכנת ניהול החשבונות שדיווח אותו ספק על הכנסה שנוצרה אצלו – זו ההצלבה וכאשר רשומה כזו איננה בנמצא, ישאלו שאלות…

 

הגשת דוח שנתי על תשלום שכר וניכויי מס מעובדים (טופס 126 – איננו מופק בתוכנת הנהלת החשבונות אלא בתוכנת השכר של האירגון)

 

כל עסק אשר מעסיק עובדים חייב להגיש דוח שנתי מקוון הכולל פירוט של כל העובדים שהועסקו על ידו עם כל הפרטים: פרטי העובדים ושכרם. הדוח הזה מופק מתוך תוכנת השכר של האירגון – דוח זה איננו חלק מהנהלת החשבונות של הארגון. דוח כזה ישמש להצלבה ואימות דיווחים של עובדים לרשויות המס וכל אימת שימצא כי עובד מסוים קיבל מספר משכורות ממספר מעבידים – הוא יידרש להגיש דוח שנתי למס הכנסה לכל שנה ולשלם את הפרשי המס.

 

הגשת דוח שנתי על תשלומים לספקים ( טופס 856)

 

כל עסק אשר מבצע ניכוי מס במקור מספקים חייב להגיש דוח שנתי מקוון הכולל פירוט מלא של כל התשלומים שביצע לכל הספקים שלו. דוח זה מופק על ידי תוכנת הנהלת החשבונות של החברה ומהווה חלק בלתי נפרד מהתוכנה. הדוח כולל פרטים רבים כגון פרטי זהות הספקים והתשלומים ששולמו להם. דוח כזה ישמש להצלבת הכנסות שנרשמו כהוצאה אצל המשלם. כלומר , א' שילם 100 ₪ ל – ב' במהלך שנת המס – רשות המיסים יכולה לבדוק אם ב' רשם את ההכנסה הנ"ל בסך של 100 ₪.
נוסף על כך , ניתן לקבל ממס הכנסה בכל זמן קובץ מעודכן של כל הספקים עם נתוני הניכוי במקור – קובץ אותו ניתן לסנכרן בכל עת להנהלת החשבונות של העסק (רוב תוכנות הנהלת החשבונות אמורות לבצע את הסנכרון הזה) פעולה זו תוכל לעקוב באופן קבוע אחר תוקף האישור הקיים לכל אחד מהספקים לניכוי המס במקור כפי שאושר על ידי מס הכנסה. במידה ובמס הכנסה שללו מאחד הספקים את האישור במהלך שנת המס – יוכל המשלם לדעת זאת באמצעות הסנכרון לתוכנת הנהלת החשבונות של החברה ולעצור את התשלומים או לבצע ניכוי על פי השיעור המכסימלי הקבוע בחוק , שכן , מערכת הנהלת חשבונות אמורה לגלות באופן עצמאי את חוסר התוקף של האישור על ניכוי במקור אצל הספקים מהם הוא נשלל.
עינינו הרואות , מנהל החשבונות בארגון חייב לדעת להפעיל מערכות מחשב ותוכנות הנהלת חשבונות מתוחכמות , להפיק קבצי הנהלת חשבונות , לקלוט קבצים אל תוכנת הנהלת החשבונות ולייצא קבצים לתוכנות הנהלת חשבונות אחרות כולל אל ומאת מחשבי מס הכנסה. מנהל חשבונות אשר לא יתאים את הידיעות שלו בעקבות השינויים המתרחשים בתחום הנהלת החשבונות, ימצא את עצמו במשך הזמן מנותק מליבו של המקצוע והקדמה הנדרשת מכל אדם העוסק בתחומי הדיווח הכספי. ידיעותיו של מנהל חשבונות אשר מכיר תוכנת הנהלת חשבונות אחת – אינן מספיקות , עליו להכיר מגוון רחב של תוכנות עזר להנהלת חשבונות כגון אקסל,מערכות ERP שונות אשר שואבות נתונים מתוך מערכת הנהלת החשבונות וכמובן מייצאות נתונים אל מערכות תומכות החלטה אחרות הנמצאות בשימוש בידי הארגון.

לקבלת הסבר ופרטים מיועץ מקצועי